广东现代会展管理有限公司管理流程体系.doc

Q/XXXX ××××—2006 PAGE 2 PAGE 1 广东现代会展管理有限公司 发布2011-04-01实施2011-03-15发布服务流程管理规范 广东现代会展管理有限公司 发布 2011-04-01实施 2011-03 服务流程管理规范 Q/GDXD TG 302.5-2011 Q/GDXD 广东现代会展管理有限公司企业标准 Q/GDXD TG 302.5-2011 PAGE 2 - 前 言 本标准由行政中心提出。 本标准由标准化小组归口。 本标准起草人：王伟潮，梁美玲，方淑霞，王月容，熊晓云，钟运晓，曾士桂，欧东宁，李子敬。 服务流程管理规范 行政管理流程体系 行政管理流程分体系 1.1行文管理流程：分为文件传送流程和中心对外行文流程两部分。 1.1.1文件传送流程 1.1.1.1由上报部门文员拟稿，经部门经理签字确认后，送至总经办； 1.1.1.2由总经办分送到中心领导进行审批，按审批意见，做部门分送登记工作； 1.1.1.3由文件管理人员进行文件登记归档。 1.1.2中心对外行文 1.1.2.1由中心草拟对外行文，以部门名义对外行文要经部门负责人审批，以中心名义对外行文则由总经理审批； 1.1.2.2由中心进行校对，并盖公司印章，然后发文到指定公司或部门； 1.1.2.3，由文件管理人员进行登记归档。 1.2印信管理流程 1.2.1由申请人填报“用印申请单”，并注明使用目的、日期和盖章数量； 1.2.2由申请人、部门经理签字确认后，呈权限所属领导审批； 1.2.3由管理员做好印章使用登记后，进行用印； 1.2.4管理员对草拟稿、盖章文件各一份进行存档。 1.3档案管理流程 档案管理流程分为档案接收和档案查阅两部分。 1.3.1档案接收流程 1.3.1.1每年1月份中心通知各部门移交档案； 1.3.1.2每年2月份对移交档案进行清点、核对后签字确认； 1.3.1.3对移交的档案进行整理，包括将件起钉、粘贴，按类型、年限分类立卷，并将明细目录输入电脑等； 1.3.1.4档案管理员将立卷档案存放档案室。 1.3.2档案查阅流程 1.3.2.1申请人填写“档案查阅申请表”，并注明查阅内容、目的和资料是否复印； 1.3.2.2查阅申请表经部门经理签字确认后，送总经办审核； 1.3.2.3如果是重要或秘密文件需中心领导批准，方可查阅。 1.3.2.4查阅文件，管理员做好文件查阅登记。 1.4办公管理流程 办公管理流程包括办公用品管理流程、工作周报流程、日常工作流程、中心物品采购流程、办公室网络维护编程五大部分。 1.4.1办公用品管理流程 办公用品管理流程包括办公用品采购流程和办公用品领取流程两部分。 1.4.1.1办公用品采购流程 1.4.1.1.1每月初统计总部各部门所需办公用品的种类、数量要求； 1.4.1.1.2根据各部门需求制订采购计划； 1.4.1.1.3经总经办行政主管审核确认后，进行采购； 1.4.1.1.4管理员将采购的办公用品整理登记后入库。 1.4.1.1.5管理员每月底进行办公用品的清点和整理工作。 1.4.1.2办公用品领取流程 1.4.1.2.1申请人填写办公用品申请单； 1.4.1.2.2经部门经理签字确认； 1.4.1.2.3按照低值易耗品领用标准进行领取； 1.4.1.2.4管理员做好出库记录； 1.4.1.2.5管理员每月底进行办公用品的清点和整理工作。 1.4.2工作周报流程 1.4.2.1每周五部门指定专人将本周工作进行小结，并拟定下周工作计划； 1.4.2.2将周报送部门领导审核签字确认； 1.4.2.3将周报上传到中心周报专用邮箱； 1.4.2.4总经办每周一查阅各部门周报上交情况，对未上交部门进行催交； 1.4.2.5总经办主任阅览周报，写出重点指示，传至中心周报专用邮箱； 1.4.2.6月底各部门进行周报下载存档工作。 1.4.3日常工作流程 日常工作流程包括考勤、领导大事记、前台接待、报销、会务工作流程五大部分。 1.4.3.1考勤工作流程 1.4.3.1.1每月底根据部门员工个人出勤记录，在下月3日制定好部门考勤表； 1.4.3.1.2经部门每位员工确定后，送办公室主任签字确认； 1.4.3.1.3在5日前送达人力资源部。 1.4.3.2领导大事记工作流程 1.4.3.2.1每月1日打印大事记表格，送至中心领导进行填写； 1.4.3.2.2每月5日前收回表格，并将表格内容录入电脑； 1.4.3.2.3将领导大事记上传中心领导邮箱。 1.4.3.3前台接待流程 1.4.3.3.1前台文员做好来访客人的接待和登记工作； 1.4.3.3.2通知接见人； 1.4.3.3.3引领来访客人到接见人处； 1.4.3.3.4进行茶水服务。 1.4.3.4报销流程