管理与日程安排讲义.pptVIP

男领导女领导; 时间管理与日程安排; 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。;周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事???阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。; 一、时间管理 ; （一）时间管理的陷阱;1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 ;建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。 ;2. 不好意思拒绝别人 ;3．“反正时间还早”——拖延 ;4．文件满桌病 ;5．喋喋不休的“电话粥”;6．源源不断的信息 ;（二）跨越时间陷阱（返回）;把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。 ; （三）ABCD时间管理分类法 （重点分类法）;分类;5、实行ABCD时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 四类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类…… F 每天坚持如上步骤 ;分类;周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。; 案例导入： 小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，交给了李经理。李经理叮嘱小菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明天8点以前给我打个电话叫醒我。”小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经9:00了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所以早上起晚了，来不及叫经理起床。 本案例，工作人员在那些方面失误？;第二节 日程管理;一、日程管理的内容 ;;;二、日程管理的基本要求： ;;5.留有余地: 安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。 6.适当必威体育官网网址: 领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。 7.事先同意: 在安排领导的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。 其他：常提醒领导； 领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表； 已进行完的日程要及时标出 ; 案例：会谈超时 ??????? 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百