做好办公室工作的三步曲—1.docVIP

 PAGE 7 做好办公室工作的“三步曲” 福建好运门业 李观明 办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤保障等繁重的工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员要有较高的政治敏锐性、发展的预见性、工作的超前性和丰富的实践经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都将产生一定的影响，甚至给整个企业带来被动或造成损失。因此，做好办公室工作，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力。 第一，必须强化六种意识 一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根“弦”。始终保持清醒的头脑，自觉维护企业领导的权威。2、胸中要有一盘“棋”。想问题应当站得更高一些，办事情应当想得更远一些。要锐利眼光、全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于全行业的大局中来思考谋划工作。3、心中要有一本“账”。对本公司、本部门的情况要了了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，创造性地开展工作。 二是发展意识。办公室作为直接为企业或部门服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一到企业的要求上来，要在用新的理念和思路引导企业发展上出好主意、当好参谋，在创新发展举措和提升企业管理水平上当好助手。 三是服务意识。为领导、为部门、为员工搞好服务是办公室重要的工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、部门满意、员工满意，是衡量办公室工作做得好与否的重要标准。这就要求办公室人员自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，不断拓宽服务层面，提升服务水平。l、在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层面的服务转变。2、在为员工服务上要牢固树立“员工是企业的财富”的立场和态度。把员工的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系员工的桥梁和纽带作用，确保员工的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策能体现出员工的意愿。3、在为部门服务上要善于沟通协商，帮助解决问题。并相互尊重、相互支持。 四是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋长”。既然是“参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心开展工作，贴近领导思路，积极配合领导决策。当好参谋至少应做到以下四点：一要贴近领导，与领导“同频共振”。想领导之所想，谋领导之所虑。谋要谋在关键处，谋要谋在点子上；二要超前运作，不做事后“诸葛亮”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出好的建议或具有建设性的意见，供领导决策参考；决策中，要注意了解员工动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既要注意发现问题，又要善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己的观点强加于领导，做到“献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。“参谋人员”只有出于公心，参谋出来的东西才有价值。办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且还会影响员工团结，影响领导形象。 五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位、一个企业前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。信息调研要密切关注及时反映企业管理、经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和员工关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思维、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。 六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，经常还要加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。 第二，必须处理好六个辩证关系 1、正确处理好大局和局部的关系。