秘书理论与实务（应用型本科） 教学课件 作者 孙秀丽 1).pptVIP

秘书理论与实务（应用型本科） ;第四章秘书办会;4.1 秘书办会概述 4.2 会议的基础知识 4.3 会议组织与管理流程 4.4 会前筹划与准备 4.5 会中组织与管理 4.6 会后清理与总结 4.7 会见与会谈的组织 4.8 会议的监控与评估;4.1 秘书办会概述;一、 “会”与“会议”;二、秘书办会;4.2 　会议的基础知识;一、会议的基本构成要素;二、会议类型;2.按照会议规格划分 会议规格则是指会议的层次或档次 ， 主要由与会者身份确定。 按照会议规格划分 ， 主要有高 、 中、低三种;3.按照会议时间划分 （１）定期会议 （２）不定期会议;4.按照会议阶段划分 预备会议 正式会议;5.按照会议性质划分 （１）正式会议 （２）非正式会议;6.按照会议形式划分 （１）传统的面对面会议 （２）电子会议;7.按照会议场次划分 （１）一次性会议 （２）多次性会议 ;;三、会议的功能;专业会议组织者 专业会议组织者又称为专业会展组织者 ， 它们常常缩写为 PCO（pro‐fessional conference organizer ） ， 在国际上主要是指为筹办会议 、展览及有关活动提供专业服务的公司 ， 或从事相关工作的个人。 PCO 能依据合约提供专业的人力及技术、设备来协助处理从规划、筹备、注册、会展到结案的工作 。 具体工作内容包含 ： 会议或展览活动的策划、政府协调、客户招徕、财务管理和质量控制等。 PCO 主要办理行政工作及技术顾问相关事宜 ， 其角色可以是顾问、行政助理或创意提供者 ， 在组委会和服务供应商之间起到纽带的作用。 随着国际会议和会展举办形式及议程安排复杂性的逐渐提高 ， 具有“专业分工、集中管理”功能的 PCO角色备受重视。 为了规范各国 PCO 的行为 ， １９６８ 年 ， 国际上成立了会议组织者协会（IAPCO） ， 这是一个非营利性的国际会议组织者专业协会 ， 其成员遍布全世界。;4.3 会议组织与管理流程;会议组织与管理的一般流程;秘书部门和秘书人员在会议的过程中 ， 主要是协助领导组织与管理会议各阶段的具体事务 ， 以帮助实现会议目标 会议期间的秘书工作通常又称为会务工作 ， 也就是从会议筹划到会后处理的一系列服务保障工作 会前筹划与准备 会中组织与管理 会后清理与总结;4.4 会前筹划与准备;会前筹划与准备工作的一般流程;一、建立会务机构;;2.小型会议的会务机构 会务组适用于小型会议 ， 组内再进行人员的分工 ， 以明确各自的责任 ，主要工作的内容与任务框架与大型会议的类似 ， 只是通常比较简略。 ;二、制订会议预案;三、准备会议材料;1.会议文件的准备;“会议议程” 、 “会议日程”和“会议程序”是其中比较重要的文件 ， 也是容易混淆的文件。 它们之间既有区别又有联系 ;三者间的区别在于三者在安排的活动内容上、时间跨度上和具体功用上通常会有一定差别 “会议程序”或称大会程序 ， 一般是对会议从筹划到结束的整个会议进程中各项主要活动的安排和说明 。 它主要提供给会议主席、相关的领导和会务机构成员使用 ， 是会议组织者把握和运作会议的依据 ， “会议日程”是对会期内各项议程和活动安排的说明 ，包括与议项相关的或无关的活动安排 ， 用来指导整个会期主要活动的开展 。 “会议议程”是对会期内会议议项的安排 ， 用来具体引导会议进程 。 “会议日程”和“会议议程”需要发给全体与会人员 ， 是他们活动的指南 ;三者间的联系主要表现为 ： 都是对会议活动的安排 ； 一般都具有三个基本要素 ， 即安排的活动内容或任务对象、前后顺序和时间 ； 都是会议活动任务和时间管理的工具 ； 通常都以表格的形式出现 ； “会议日程”和“会议议程”经常会合一编制 ； 都是会议进程的蓝图和保障 。;2.会议证件的准备;四、制发会议通知;五、安排后勤工作;1.会场内的设施准备 会场的设施准备包括会议所必需的设备的准备以及会议基本设施的准备 2.会场内的格局设置与座次安排 （１）不设主席台的会场格局与座次安排 （２）设有主席台的会场格局与座次安排 3.会场内外的环境布置 主要的关注点和控制点有 ： 会标或会徽；标语；灯光与色彩；花卉或绿色植物；音乐；茶水 、饮料、糖果等饮品与食品；会场外的环境布置;七、安排会议报到和接待;4.5 会中组织与管理;会中组织与管理的一般流程;组织与会人员签到 （１）手工签到 （２）电子签到;2.会议信息收集与文件编发 会议信息的收集包括两个方面 ： 一是指在会议期间了解会议进展情况 ，二是做好会 议记录 ， 会议记录由指定的秘书承担 会议记录是对会议基本情况和经过的真实记载和反映 ， 具有法定效力 ，是形成会议纪要和会议简报的重要依据 ， 也是日后查考的历史凭证