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PAGE  PAGE 5 论档案数字化建设 　　【摘 要】21世纪随着数字化信息时代的到来，数字技术已广泛实施到各个领域之中，也成为一个国度知识经济发展的重要标志和建设信息化社会的基础，在数字化时代，随着数字文件的大量产生，近年来，档案数字化管理引起了国内学者的广泛关注，档案数字化建设是档案管理过程中一场深刻的革命，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。 　　【关键词】档案；数字化；建设 　　信息技术的不断革新带动了各行各业的发展，也为各行业发展带来诸多便利，尤其对于信息量较大的档案工作，档案的数字化建设极大的促进了档案工作的效率，提高了档案工作管理水平，然而档案数字化工作的开展也同时给目前管理工作带来诸多的麻烦，工作方式的转变，导致很多管理人员不能够很快的适应，所以本文就将对档案数字化建设进行???述，以供参考。 　　一、档案数字化建设的必然性 　　1、档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，一方面档案馆就是保管和提供利用档案信息的职能部门；一方面档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化，目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。 　　2、档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，进而使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 　　3、档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 　　二、档案数字化建设措施 　　1、提高档案人员素质和全员档案意识。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员，作为档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质，提高自身的政治素质，加强责任感，把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错；要切实抓好档案管理人员的业务技能培训，一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求；三是引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作；四是对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；五是培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。 　　2、加强对档案使用者的培训。在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息，同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。 　　3、完善数字化文件归档制度。一是要加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多，很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本，企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档；二是建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多，如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响；三是加大网络档案信息资源的开发和整合。档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器，档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向，计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上