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商务邮件写作 发邮件和打电话作为我们日常工作中使用到的两种沟通方式，各有优点。 打电话：快捷性时效性 发邮件：准确性连续性 俗话说“空口无凭”，在日常工作中重要的信息不能只靠电话等即时工具进行沟通，还要使用邮件进行书面确认，以免产生“空口无凭”的尴尬。 总目录 一、信息栏 二、内容 三、附件 四、字体和字号 五、回复技巧 六、TIPS 一、信息栏 一、信息栏 收件人To 是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。可以是一个或多个. 2.抄送CC 是需要知道这回事的人，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，淡然可以会Email。 3.密件抄送BCC 与抄送不同的 是，密件抄送的收件人地址不会显示在收件人的邮件中。 Attention：To 和CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。适当的规则有助于提升你的形象！ 一、信息栏 信息栏的最后一项也是比较重要的一项，即“主题”！ 主题一定不能是空白！ 2. 主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 3. 一封信尽可能只针对一个主题 4. 可适当使用大写字母字符（如“！”等） 5. 回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，不要RE一大串。 6. 最重要的一点，主题千万不可出现 错别字和不通顺之处。 二、内容 适当地称呼收件人。 2. 开头结尾最好有问候语。 3. 正文。 4. 结尾签名 1、适当地称呼收件人 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他/她的，要求其给出必要的回应。 在多个收件人的情况下可以称呼“大家”、“各位” 。 如果对方有职务，一般以职务尊称对方，如：“X总” 、“X经理” 如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐/女士”称呼，但要把性别先搞清楚。 如果不清楚性别“X先生/小姐”、“敬启者”。 1、适当地称呼收件人 英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的： ⊙在不知道收信人姓名的情况下，有以下 几种称呼方式： Dear Sir（姓名未知的男性） Dear Madam（姓名未知的女性） Dear Sir/Madam（不确定收件人） ⊙如果是发往某公司邮件还可用 “Dear Sirs/Madams” 1、适当地称呼收件人 英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的： ⊙在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式： Dear Mr Smith（男士） Dear Mrs Brown（已婚女士） Dear Miss Jones（未婚女士） Dear Ms Todd（Ms 不显示收件人的婚姻状况） 2、开头结尾最好有问候语 开头： 正式： “您好” “各位好” 非正式： “你好” “大家好” … 结尾： 正式： “祝您工作顺利”“此致敬礼”（长辈） 非正式：“祝好！” … 2、开头结尾最好有问候语 英文开头（很少用）： How are you? How have you been? I hope everything is fine with you. 英文结尾（一般同称呼相对应）： PS:“Yours truly”、“Sincerely（yours）”、“Very truly yours”在美国英语中常见。 开头 结尾 Dear Sir/Dear Madam Yours faithfully Dear Mr. Smith/ Dear Mrs. Brown Yours sincerely 3、正文 email正文要简明扼要，行文通顺。 注意email的论述语气。尊重对方，“请”、“谢谢之类”的语气要经常出现。 email正文多用1234之类的列表，或者配图片、表格，以清晰明确。 一次邮件交代完整信息。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查。 合理提示重要信息。 不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里这样显得比较轻佻。 4、结尾签名 1) 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。 2) 不要只用一个签名档。 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。 3) 签名档文字应选择与正文文字匹配，字 号一般应选择比正文字体小一些。 商务电子邮件范例（中文一） 张经理： 您好！ 附件是《关于XX的调查报告》，请查收。 祝您工作顺利！ 韩宇 项目经理 雅致人生管理顾问有限公司 电话：021-038556 邮箱：hanyu@ 商