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第5章 PowerPoint演示文稿制作软件 在信息时代信息的发布十分重要。如何能让自己发布的信息给受众留下深刻的印象已成为信息发布中的关键问题。PowerPoint 2000是制作和演示幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、展示自己的学术成果。用户投影仪或者进行演示幻灯片寄存于演示文稿中，要想创建幻灯片要先创建一个演示文稿。 从开始菜单或者资源管理器中都可以找到启动PowerPoint的快捷方式。启动之后会出现如图5-1所示的界面。 根据需要，确定合适的选择。“空演示文稿”选项是创建一个不含幻灯片以及任何格式信息的空演示文稿。我们选择这一项，然后单击“确定”按钮，开始“自我介绍”演示文稿的制作。对于其它的选项，下面作一个简单的说明： ⑴内容提示向导：由向导程序提示我们每一步该做什么，最后建立一个特定内容的演示文稿。这种模式下，使用者可以做少量的工作而制作出结构合理、外观漂亮的演示文稿。但它对内容组织形式的限制比较大，当使用者已经能熟练地使用PowerPoint且要表达的内容比较复杂时，不推荐使用内容提示向导。 ⑵设计模板：预先为演示文稿选择一种外观样式，幻灯片中的字体、图形图像等的格式以及幻灯片的背景等都会被PowerPoint按模板自动设置。PowerPoint为设计者提供了丰富的设计模板。关于设计模板的用法，我们将在后面详细讲解。 ⑶空演示文稿：一切从零开始。内容由设计者安排。在设计过程中设计者可以为演示文稿选择或者更换“设计模板”。这是最灵活也是最经常被选用的一种方式。 ⑷打开已有的演示文稿：可以打开已存在的演示文稿，进行编辑或其它操作。 5.1.2 添加并编辑幻灯片 创建了空演示文稿后，我们要添加一张幻灯片。这一节里，我们要学会： (如何添加一张新的幻灯片 (选择什么样的幻灯片版式 (简单编辑幻灯片内容 1.添加新幻灯片 我们在两种情况下讨论如何添加新幻灯片。 第一种情况，在创建了空演示文稿之后，PowerPoint会自动弹出如图5-2的对话框，由设计者来选择新幻灯片的版式。 第二种情况，在制作演示文稿过程中，PowerPoint不再自动弹出“新幻灯片”对话框，需要从“插入”菜单中选择“新幻灯片”来打开该对话框，“插入”菜单如图5-3。从菜单上的文字可以看出，按住CTRL键，然后按下M键，也相当于选择了上面的命令。 2.幻灯片的版式 无论在上面说到的哪种情况下添加新幻灯片，我们都需要选择一种版式。选择版式的界面如图5-2所示。被选中的版式具有蓝色边框。 什么是幻灯片的版式呢？版式就是幻灯片中各对象的布局方式。比如，幻灯片中有主标题和副标题两个对象，版式决定它们默认情况下各处于什么位置。幻灯片中可以加入文字、图形、表格甚至图表等多种对象，布局方式多种多样，所以，可供我们使用的版式也非常多。 一张幻灯片选择哪种版式最合适是由其内容决定的。对于我们要设计的第一张幻灯片，因为要分成若干条目来介绍，所以使用“项目清单”版式最合适。 至此我们添加了第一张新幻灯片，版式为“项目清单”。同样的操作可以向演示文稿添加多张幻灯片。 3.编辑幻灯片的内容 添加了幻灯片之后，我们要编辑里面的内容。此处我们讨论的只是编辑幻灯片中的文字内容。对于其它多媒体对象，如图形、表格等我们将在以后讨论。 当演示文稿中有幻灯片以后，PowerPoint将呈现出如图5-4的窗口视图。可以在多种表现形式下查看并操作一个演示文稿，我们把这些表现形式叫做视图。图5-4中的演示文稿处于“普通视图”下。图中左下方有一些按钮，图5-5对其进行了放大。使用这些按钮可以在各视图间切换。为PowerPoint设计多种视图是因为某些操作在某种视图下进行比较方便。 ⑴普通视图 这种视图下，PowerPoint窗口被分成三大部分。在左边的窗口进行大纲的设计，诸如复制、移动、删除这些操作可以在其中完成；在右下角的窗口进行备注文字的编辑，备注文字可以在放映过程中为讲演者提供信息，但这些信息并不出现在屏幕上，如果需要，可以打印备注；右边的主要部分用来进行幻灯片的设计，幻灯片的编辑操作在其中完成。普通视图下窗口被均衡地分配成三部分，不偏重于某一方。这种视图适合大部分操作。 ⑵大纲视图 这种视图下，窗口的大部分空间用来显示大纲。在大纲窗口中只能编辑幻灯片的占位符中的文本，而无法涉及幻灯片中其它的对象。 ⑶幻灯片视图 这种视图下，幻灯片占据了窗口大部分空间，适合操作幻灯片中的多种多样的对象，比如文本框、图片等。 ⑷幻灯片浏览视图 PowerPoint的整个窗口都用来显示幻灯片，如图5-6所示。视图中并不只显示一张幻灯片，而是多张同时显示。此视图下，处理的重点不是幻灯片中的内容