4-信息交流与协商管理.docVIP

重庆川油运输有限责任公司 HSE管理程序文件 文件编号：CYYS-B-5.4.5-04 第 1 版 第 0 次修改 信息交流与协商管理程序 1 目的 为及时准确地收集传递及反馈有关信息，改进HSE管理体系,处理好公司内部及外界的协作关系，做好信息管理，制定本程序。 2 范围 本程序规定了信息的分类、收集与分析处理、信息平台与信息库的建立与应用等内容。 本程序适用于重庆川油运输有限责任公司内部信息的传递与处理以及各相关方的信息交流与协商。 3 职责 3.1 公司办公室是本程序的归口管理部门。质量安全环保部、生产运行部、市场开发部、公司办公室负责收集、整理适合公司HSE管理体系的法律法规及其他标准、规范。 3.2 生产运行部、市场开发部、公司办公室等部门负责对应相关方信息的收集。 3.3 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。 3.4 质量安全环保部（HSE体系办公室）负责统筹公司对内、对外相关HSE信息的传递与处理。 3.5 公司办公室负责建立、完善信息库，保存和管理相关的信息，向各部门培训、推广信息库的使用方法。 3.6 公司办公室负责文件的收发、传阅及（HSE）紧急信息的处理。 3.7 工会负责组织召开职工代表大会、职工座谈会与职工进行交流与协商。 4 程序内容 4.1 信息的分类 4.1.1外部信息 4.1.1.1 地方监测站、环保局、质量技术监督局、安监局、车管所、运管所等检测或检查的结果及反馈的信息； 4.1.1.2 政策法规标准类信息,如健康、安全与环境方面的法律法规、条例、产品标准等； 4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等； 4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关健康、安全与环境等方面的信息。 4.1.2 内部信息 4.1.2.1 正常信息，如HSE方针、目标、安全检测记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的其他记录等； 4.1.2.2 (潜在)不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施处理单等； 4.1.2.3 紧急信息，如出现洪涝、泥石流、地震灾害、火灾、车辆运输事故、吊装作业事故等情况下的健康、安全与环境信息与记录； 4.1.2.4 其他内部信息(如员工的建议)。 4.2 信息的收集与整理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 4.2.1 外部信息的收集与整理 4.2.1.1 质量安全环保部、市场开发部、公司办公室负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、安监局、车管所、运管所等监测检查结果及反馈信息的收集，由质量安全环保部传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《不符合与纠正预防管理程序》的要求进行处理。 4.2.1.2 政策、法规、标准类的资料由公司办公室和各相关部门负责收集、更新、整理，并由公司办公室保存。 4.2.1.3 生产运行部、质量安全环保部、市场开发部、公司办公室分别负责与相关方、工程合同方、物料供应商、油品供应商、废弃物处理者等相关方进行信息沟通，对其施加HSE影响，详见《相关方管理程序》；市场开发部负责与顾客的联络；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施管理程序》；当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门传递给质量安全环保部组织处理。 4.2.1.4 各部门直接从外部获取的其他HSE类信息，在一周内反馈到质量安全环保部，由其负责分类、整理，根据需要会同相关部门进行处理。 4.2.2 内部信息的收集与整理 4.2.2.1 正常信息的处理，各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息；质量安全环保部按相应程序文件的管理规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 4.2.2.2 (潜在)不符合信息的处理详见《纠正和预防措施管理程序》。 4.2.2.3 紧急(HSE)信息由发现部门迅速传递给公司办公室组织处理，可采用电话、传真等方式，参见《应急管理程序》。 4.2.2.4 公司通过内部网站建立信息交流平台，收集职工对企业管理、生产经营、HSE管理体系提出的合理化建议。 4.3 信息交流与协商 4.3.1 外部信息的交流与协商。生产运行部、质量安全环保部、市场开发部、公司办公室、财务资产部在适当的时机应邀请相关政府机构和部门参加公司举办的信息交流座谈会，就双方共同关心的话题进行交流、讨论，并形成会议纪要，以便于公司HSE管理体系可持续改进。 4.3.2 内部信息的交流与协商。通过每年年初的职工代表大会和日常召开的职工代表座谈会，进行内部信息的交流与协商，听取广大职工的意见，持续改进，以促进企业HSE管理水平的不断提高。 4.3.3 公司应经常组织企业管理人员、技术人员召开研讨会、经验交流会，