体系文件编写要求.ppt

体系文件编写要求;;;;;;;;;;;程序文件的编写;;;;l???????? 文件编号和标题 程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一 层次的程序文件应统一编号，以便标识。标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如： “环境监测和测量控制程序” 、 “污水排放控制程序”和“相关方环境行为控制程序”等，使活动的性质一目了然。 l???????? 目的和适用范围 简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。 l???????? 术语和定义 对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。 l???????? 职责和权限 结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以及相互之间的接口关系。 l???????? 工作程序 这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。 l???????? 相关文件 指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。 l???????? 相关记录和报告 明确实施该程序时所产生的记录表式和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方式、保存部门和保存期限等。;在编写程序文件时应注意以下要点： l???????? 充分利用现有程序 首先应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。因为组织原有的各项标准和规章中有很多是长期以来经验的总结，是行之有效的惯例和做法，这些都是制定程序文件的可选素材，应该本着吸收和接纳的态度充分加以应用。当然不可避免也会存在一些不足，因此，对原有组织的各种管理文件在保证环境管理体系有效运行的前提下，按标准要求进行分类、整理和分析，取其有用、删除无关、改写并补充不完善是十???必要的，应摒弃那种抛开原有、一切从零开始或是缺乏必要策划，上来就胡乱编写文件的做法。 l???????? 全面策划、通盘考虑，把握程序文件之间的系统性和相关性 编写程序文件时，应对程序文件的数量、每个程序文件的详略程度、篇幅及其内容进行全面的策划，应保证在能够实现控制的前提下，使程序文件数量越少越好，每个程序的描述篇幅越精练越好。程序文件重在程序化，强调阐明要素运行的职责和方法即可，同时应具备可操作性和可检查性，还要提出明确的运行标准。应力求简洁明了，容易判断和理解，不应追求过于繁琐的文件形式，应保证每个程序之间有必要的衔接，避免相同的内容在不同程序之间有较大重复。因此，编写文件开始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推荐的做法。 l???????? 注意可操作性 应广泛征求各方面的意见和建议，尤其是现场操作者的意见，应避免纸上谈兵、说一套做另一套，或所编写的内容与实际情况不相符合。对于关系重大的程序必要时应经过实践检验，通过试行考核其是否符合实际、是否可行和有效，最后才能正式审批和实施。;