台中市政府各机关学校会计档案销毁注意事项.doc-台中市政府.docVIP

臺中市政府各機關學校會計檔案銷毀注意事項 中華民國101年 1月4日府授主五字1010002136號函訂定 臺中市政府（以下簡稱本府）為規範各機關學校會計檔案之銷毀具一致性，依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。 本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿等。 本府各機關學校會計檔案自總決算公布日起屆滿十年，經該管上級機關與審計部臺中市審計處（以下簡稱審計處）之同意，始得銷毀。 本府各機關學校會計檔案之銷毀，應依下列程序（如附件一流程圖）辦理： 一級機關、各區公所 編製銷毀清冊（如附件二格式）並先報送本府(主計處主政)同意後，檢附本府同意函影本再行函報審計處。 經審計處函復同意銷毀後，制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，依臺中市政府檔案管理作業要點規定辦理。 經檔案管理局函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業。 二級機關 編製銷毀清冊（如附件二格式）報送該管上級機關，該管上級機關同意後並函報審計處。 經審計處函復同意銷毀後，該管上級機關將審計處同意銷毀公文函轉二級機關。 二級機關接獲同意銷毀函後，制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，依臺中市政府檔案管理作業要點規定辦理。 經檔案管理局函復同意銷毀後，由二級機關自行依規定擇期辦理銷毀作業。 高中（職）以下學校請逕依該管上級機關及審計處同意銷毀函自行依規定銷毀，免依第三目、第四目規定辦理。 同意銷毀之公文等相關文件應永久保存並列入交代。 臺中市各區公所保管之縣市合併前原各鄉（鎮、市）公所會計檔案，其中民國九十年度以前（含）會計檔案請依行政院主計處九十九年十月十三日處會一字第0990006227號函規定，本權責參照會計法規定辦理；九十一年度至九十九年度會計檔案則應依會計法第八十四條有關總會計之規定辦理；銷毀清冊請依九十(含)年度以前、九十一至九十九年度及一百年度以後三類分別表列。申請銷毀時並應檢附總決算公布日期之相關證明文件。 會計檔案遇有遺失、損毀，報本府(主計處主政)函轉審計處審核之公文應敘明事項如下： 會計檔案遺失、損毀原因。 會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意並無怠忽。 對於公款是否遭受損害。 依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計報告、帳簿及重備查簿等附件一：銷毀程序流程圖 標題 臺中市政府一級機關、各區公所銷毀會計檔案作業流程 備註 1.依檔案法第28條規定，高國中小之檔案排除在檔案法準用範圍。 2.有關檔案法排除會計檔案之適用，目前正研議修法中，未來將俟檔案法修正結果，進一步通知作業情形。 標題 臺中市政府二級機關銷毀會計檔案作業流程 備註 1.依檔案法第28條規定，高國中小之檔案排除在檔案法準用範圍。 2.有關檔案法排除會計檔案之適用，目前正研議修法中，未來將俟檔案法修正結果，進一步通知作業情形。 附件二：銷毀清冊格式範例 (機關名稱)會計檔案銷毀清冊 會計年度 帳表傳票憑證名稱 82 83 84 85 86 87 88 88年下半年及89 90 … … … 總分類帳科目日計表 1 1 1 1 1 1 1 1 1 總分類帳 1 1 1 1 1 1 1 1 1 歲入預算明細分類帳 --