1000318总务处人员研习心得报告-林宜敏、吴菁霞-清华大学总务处.doc

總務處參加國內研習活動心得報告 研習人員：林宜敏、吳菁霞、洪于婷 所屬組隊中心：文書組 研習名稱：100年教育部暨部屬機關學校檔案管理教育研習 研習地點：國立中央圖書館臺灣分館 研習日期：100年03月18日 　　 主辦單位：教育部總務司 課程內容概述： 檔案法規與實務概述、推動公文系統線上簽核之經驗分享-以國立中興大學為例、公文線上簽核與檔案典藏管理、經驗分享及綜合座談。 研習心得與分享： （一）檔案管理重點內容： 強調檔案來源管理：案件辦畢五日內歸檔；應歸檔而未歸檔案件之稽催；歸檔案件之頁碼編寫、附件併同歸檔；檔案點收須確實。 確立檔案分類體系：機關自訂檔案分類及保存年限區分表，並依式完成分類、立案及編目；承辦公務人員於辦理公文時，依表填列分類號及保存年限。 彙整公布全國檔案目錄：所有檔案皆應編製檔案目錄，並定期轉出目錄電子檔予檔案管理局（每半年一次）；檔案管理局彙整公布檔案目錄(機密檔案目錄除外)。 檔案銷毀審核：屆期銷毀－（1）檔案須為定期保存且已屆滿保存年限者；(2)依規定製作銷毀計畫及銷毀檔案目錄；(3)依檔案法施行細則第10條第1項各款循序層送審核；(4)進行檔案實體銷毀。 檔案銷毀目錄應送會業務單位審查。 隨意銷毀檔案涉刑責：檔案法第12、13、24條。 庫房管理：庫房設置依據-「檔案庫房設施基準」。 檔案保管及清查： 檔案整理-依檔案媒體類型為之、置入容具依檔號順序由小至大；上架存放-永久及定期檔案得分別存放，依媒體形式分別保管。 定期辦理檔案清查，以利後續典藏修護、銷毀、移轉等事宜。若有遺失毀損陳報處理。 檔案應用：政府機關將管有之檔案開放一般民眾閱覽、抄錄或複製；檔案加值化-透過檔案展、檔案出版品、開記者會等方式。 檔案應用與檢調之不同：檔案應用的對象為「一般民眾」，檢調則為機關內或機關間因業務需要之檔案借調或調用。 (二)公文線上簽核重點內容： 實施線上簽核後，若紙本來文經掃瞄並以線上簽核辦畢，紙本來文可依機關之需求自行決定是否歸檔。 中興大學線上簽核系統推行經驗分享摘要： 成立決策委員會：副校長為召集人及各一級單位秘書為成員，進行全校性、流程更動等重大事項之決定。 服務至上：調整5名人力成立執行小組、架設專屬(QA)網頁、24小時內解決問題、組內同仁客服訓練、訓練工讀生安裝系統，並以問卷及說明會廣納民意。 流程簡化：線上簽核公文不經登記桌、公文公告彙整每天1封Email清單，且不再以紙本發文給校內其它單位。 教育訓練：除了進行系統的教育訓練，由於教學單位人員流動大，需常召開公文製作研習會。 協助教師處理公文：請有憑證的行政人員協助教師處理、代撰公文，且請登記桌提醒老師處理公文。 稽催研考：每月2次將稽催通知單寄送各單位主管、每月彙整公文稽催單陳送校長、校長定期要求提報各院線上簽核之執行力。 線上簽核只是節能減紙的方法而不是最終目的，故大型附件、密件、10頁以上公文不採用線上簽核。 開會通知單給單位可採線上傳遞，但若給老師或是個人則以紙本傳遞。 憑證處理方式： 外籍主管憑證使用問題：因為研考會目前尚未有所規範，所以各校作法不一，教育部表示將帶回研議。 未申請自然人憑證的教師或是外籍教師，如果只是被會稿，得使用帳號密碼會簽，再由秘書或系主任加簽。 (三)省知與收獲： 藉由本次檔案管理及線上簽核教育研習機會，不僅有助於紮實專業知識，同時有利於檔案管理效能之提升；而適值本校積極推動線上簽核之際，課程中有關電子簽章規範、電子資料儲存備份、電子憑證使用、相關條文詮釋…等，更為我們建置全面性與系統性的執行認知。尤其，中興大學的實際執行經驗分享，對於刻正進行系統設計的我們，除深覺受益外，對於未來可能發生的執行困境，亦能更加胸有成竹地預為因應。 此外，本校參加研習人員，亦針對實務執行所產生問題，提出多項提案，其中除外籍主管憑證問題待解，並由教育部帶回研議外；其餘問題，均獲得講座專業且詳盡回應，疑慮盡除，日後將陸續落實於各項文書檔管作業中。 出差人簽章： 林宜敏、 吳菁霞、洪于婷 　　主管簽章_________________