07版excel常用技能.pptxVIP

2007版Excel常用技能介绍目录数据报表分类汇总操作方式及其注意事项组合的运用数据透视表的操作方式及其注意事项部分日常使用函数介绍日常小技巧使用介绍目录数据报表分类汇总操作方式及其注意事项组合的运用数据透视表的操作方式及其注意事项部分日常使用函数介绍数据报表定义数据报表的定义：数据报表是部分特定的数据的集合。2.在日常的报表中寻找共性，找到共性后建立相应的数据库（数据清单），不仅使数据具有统一性和完整性，且可以利用同一数据库完成不同的报表。--数据清单/数据库完整的数据报表Q: 什么是完整的报表？ A: 完整的数据报表除了数据准确，格式也必须统一完整。大部分区域提交的报表除了数据问题，格式上都不统一，这些都不是完整合格的报表。我们应该养成良好的制作报表的习惯。目录数据报表分类汇总操作方式及其注意事项组合的运用数据透视表的操作方式及其注意事项部分日常使用函数介绍分类汇总具体操作方式分类汇总适用于数据较少的报表分类汇总的前期准备： （1）分类汇总前，要确保完整的表头，并且同一列中应包含相似的数据 （2）在数据清单中不能出现空行或空列 （3）按照确定好的分类字段进行排序分类汇总的方法： Step 1：切换到“数据”选项卡，在“分级显示”选项祖中单击“分类汇总”按钮。 Step 2:弹出“分类汇总”对话框，打开“分类汇总”下拉列表，在其中可以选择需要分类的项目；在“分类汇总”中，默认显示的汇总方式为“求和”，可以单击其右侧的按钮，然后再选择其他的汇总的方式；在“选定汇总项”列表框中，可以选择汇总的项目。删除汇总信息 打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮，就可以将汇总数据从数据清单中删除了。分类汇总注意事项在Excel中，可以为同一个数据添加多个具有不同分类汇总函数的分类汇总。只需要取消“替换当前分类汇总”复选框，这样就可以防止将现有的分类汇总覆盖了。如果要创建多级分类汇总，那么需在排序时按照分类的级别设置主要关键字和次要关键字。目录数据报表分类汇总操作方式及其注意事项组合的运用数据透视表的操作方式及其注意事项部分日常使用函数介绍组合的运用组合并不是计算方式，只是将某个范围的单元格关联起来，从而可以折叠或展开。组合的具体操作： 选中需要组合的行或者列，点击“数据”选项卡，在“分级显示”选项祖中单击“组合”按钮。删除组合： 选中需要删除的组合，点击“数据”选项卡，在“分级显示”选项祖中单击“删除组合”按钮。 目录数据报表分类汇总操作方式及其注意事项组合的运用数据透视表的操作方式及其注意事项部分日常使用函数介绍数据透视表数据透视适用于处理大量数据，可展示不同字段的不同计算方式。数据透视的前期准备： （1）数据表中不包含空行或空列 （2）数据表中不包含合计值 （3）确保第一行包含各列的描述型标题 （4）确保各列只包含一个类型的数据 （5）数据表中无合并单元格数据透视具体操作方法： 选中数据区域中的任意一个单元格，点击“插入”选项卡，在“表”选项组中单击“数据透视表”，在下拉列表中选择“数据透视表”命令。弹出“创建数据透视表”对话框，单击“确定”按钮，此时会插入一个新的工作表，包含布局区域和数据透视表字段列表“窗格。数据透视表的布局在表格右侧的“数据透视表字段列表”窗格中，拖动需要在透视表中显示的字段到“行标签”或“列标签”区域中。行字段和列字段可自由转换和显示。“数值”标签显示的是计算方式。2.移动字段：将鼠标指向需要调整的字段，按住鼠标左键将其拖动到目标区域，松开鼠标左键后，则可以完成字段位置的调整。透视表的显示方式及字段更新1. 透视表的显示方式： Excel为透视表提供了3种不同的显示方式，“以压缩形式显示”，“以大纲形式显示”，“以表格形式显示”。我们常用的是“以表格形式显示” 在透视表中选中任一单元格，点击“设计”选项卡，在“布局”选项组中单击“报表布局”按钮。 2. 数据透视表的字段更新： 数据透视表是根据某个数据源建立的汇总表，因此，在数据透视表中无法更改任何报表内容，只能在源数据做修改。在源数据中进行修改后，在数据透视表的区域中选中任一单元格，右击出现选项列表，点击“更新”，透视表将自动修改。如果源数据有新增的行或列，点击“选项”中“更改数据源”按钮，弹出数据透视表的源数据范围，在此，可更改透视表的源数据范围，从而更新数据透视表。 更改数据透视表的计算方式 在“数据透视表字段列表”窗格中，单击求和项字段，弹出“值字段设置”对话框，在“汇总方式”选项卡的列表中选中计算方式，默认情况为“求和”，还可以选择其他计算方式。 更改了数据透视表的计算方式以后，总计的计算方式也将同时更改。设置透视表的样式新创建的透视表可以通过套用样式的方法使其更加美观。操作方法如下：Step 1：单击“数据透视表工具”标签，点击“设计