数据清单管理讲解.pptx

2007版 Excel教程 数据清单管理 数据清单管理 ? 在建立数据清单时，注意以下一些规则： ★最好不要在同一个工作表上建立多个数据清单。 ★不要在数居清单中插入空白行或空白列。 ★在数居清单中的第一行中创建列标题，相当于数据库中的这段名称。 ★在设计数据清单时，应使同一行中的各行有近似的数据项。 ★表格的第一列应包含同类信息。 工作表的管理： 一、记录单：为了查看内容方便，可选择记录单。作用如下 ： ①可 ；②也可随时修改表格中的某些数据；③可以添加一条新的记录；④删除一条旧记录比较方便，但是永久性的删除不能撤消。 工作表的保护： 一、修订（突出显示修改内容，而且修改前后数据都能看见）方法：1、审阅→修订→突出显示修订。2、如果想当前修订：审阅→修订→接受或拒绝修订。*接受修订代表现在数据替代原有数据，拒绝修订代表恢复原有数据。 二、保护工作表：（能看不能改）如果不想让别人修改自己的表格，可以设置保护。方法：1、审阅→保护工作表→设定密码。2、取消保护工作表：审阅→保护工作表→撤消保护工作表。 三、加密文档:（不能打开工作簿） 方法： 1、加密：Office按钮——准备——加密文档——输入密码——确定 2、撤销加密： Office按钮——准备——加密文档——删除密码——确定 *设置打开权限：保存→工具→常规选项→确定。 四、共享工作薄：主要用于机器联网后，可以在一台机器调用另外机器的表格进行编辑和修改。方法：审阅→保护工作表→共享工作薄√在允许用户同时编辑前方添加“√”就可以实现共享。 二、引用： *相对：指引用单元格时写成“列号行号”形式，例如：H8。当把它复制到其他单元格时，系统会自动按行列的相对对增加量来修正引用的单元格位置。 *绝对：单元格形式为“$列$号”，方法：选中一个带有数据的单元格，单击F4。 例如：$H$9，其特点：复制到其他单元格时，系统不修正公式中的引用单元格位置。*混合：单元格形式为“$列行”、“列$行”。其特点：行为相对，列为绝对；列为相对，行为绝对. 三、模拟运算表适合于相同类型的数据与另一种机同类型的数据进行计算，只要计算出一组数据，其它数据可以模拟这一组数据得出其不意结果，运算结果精确，速度快。例如：《商品促销价格表》，求积： 5688 5855 1256 2458 2% 5% 10% 15% 20% 原价 促销价 折扣率 (1)可以将两种类型中的第一个数字改变单元格位置，如果是行数据将它向上移动一个单元格，如果是列数据将它向左移动一个单元格，二种情况取其中一个。 （2）求出表格第一结果：先确定放结果位置，点取运算时需要最后点取改变单元格的那个数字（例如：2%），而且要在这个数字的字母后各加一个“$”（shift+4）（当前输入法必须是英文状态），例：C1*$A$2 （3）通过拖动复制得出第一组。 （4）选取已得出的结果和未得出的数据区域。 （5）-—数据—模拟运算表—输入引用行的单元格或列的单元格。 注：改变单元格的那个数字就是被除数引和的单元格，只要分析其所占整行或整列。 四、单变量求解用于大量的数据以同一种方式进行变化。 方法：光标放在得数单元格，数据—假设分析—单变量求解 目标单元格：点取所需单元格目标值：输入要改变的值可变单元格：随目标值改变的单元格 五、合并计算将多个表中的同类数据进行合并计算。（标题行需一样） 方法：光标放在得数表首行首列（A1）,单击数据—合并计算 函数：可以求和，计数，平均值、最大值，最小值 引用位置：选中源数据区域—单击添加—再打开第二页表格，直至将所有要合并计算的表格依次选取，添加完毕。 所引用位置：所有要合并计算的表格都添加在这里，在单击“确定”之前，检查是否已将所有表格添加完毕。 标签位置：勾选首行和最左列，在合并计算表内显示表格的首行和最左列文字；勾选创建指向源数据的连接，即源数据有变化，合并计算表也有变化，反之则无。 六、IF条件函数： 方法：光标放在得数单元格—FX—IF—填写函数参数—确定 第一栏：单击第一个要判断的数值单元格，添加条件和具体的数字（例：B3100） 第二栏：输入“满足逻辑值后要显示的内容” 第三栏：输入“不满足逻辑值后要显示的内容” 七、文本运算： 方法：光标放在得数单元格—FX—ASC—单击每个要加的单元格—中间间隔“ ”（shift+7）—确定