石油集团文件的管理规范.docVIP

XX石油字[2010]第30号 集团文件管理规范 为了提高各类文件的编写质量，文书管理实现制度化、规范化，结合公司的实际情况，特制定本规范。 一、文件管理内容 (一)、纳入文件管理的包括规章制度及各类公文。 (二)公文种类。公文种类主要有：（详见附件模板） 1、请示 请上级指示和批准，用请示。 2、报告 向上级汇报工作，反映情况，用报告。 3、通告 在公司范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。 4、通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用通知。 5、通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 6、决定 对人事任免、某些问题作出安排部署，用决定。 7、会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 二、编写要求 (一)、所有文件使用标准A4纸张，字体、字号、段落间距等格式遵照标准模版排版，具体标准格式参见附件。 (二)、各部门在编写制度时，必须结合企业基本情况科学制订，确保制度的科学性和约束力。 (三)、章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。 (四)、红头文件、通告、通知、通报、会议纪要必须编写文号。 三、发文程序 发文处理。包括拟稿、审稿、校对、签发、用印、下发、存档程序。 四、草拟公文的要求(一)、要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。 (二)、情况要属实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。 （三）、引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 （四）、数字的写法。正式文件中，除文件编号、各类数字报表、序号、时间、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。 （五）、不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。 五、公文审核、签发 （一）、各类公文原则上由行政人事部统一办理，公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送行政部核稿。重要公文由董事会和分管领导审核。 （二）、审核通过的公司行政文件，由行政人事部经理签署意见后，由董事长签发。签发后的公文不得再作任何修改，若确需修改，必须重新送签。 （三）、公文签发后，由行政科人员负责打印、盖章、装订、登记、分发。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。 （四）、公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 （五）、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 六、文件的管理 （一）、各部门要有专人负责文件的处理工作，建立严格的管理制度，对未归档的文件进行管理。严禁将涉密文件带往公共场所或家中。文件借阅、传递、使用过程中，必须办理登记、签收、借阅等手续。离职、异动时做好交接。 （二）、各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，核对整理后，送交档案室归档，各部门、各经办人不得超期自行留存应该归档的文件。 七、处罚规定 （一）、对下发后的文件仍然有错别字、排版、名称、多字漏字、标点符号等低级错误的，每处错误扣款5元/次。 （二）、对纠正错误仍不能及时改正的，将给予降薪、调离岗位处理。 八、附 则 （一）、本规范解释权、修改权、废止权归集团行政人事部，自文件下发之日起执行。 （二）、汇丰参照本规定执行。 附： 1、红头文件模板；2、会议纪要模板； 3、通知、通报模板；4、请示、报告模板 2010年3月11日 发文机关：天合石油集团股份有限公司 共 印： 35份 主送：集团公司各部门、天合基地、汇丰基地、北京公司、上海公司  总经理办公会会议纪要 总经办会纪字[20xx]第xxx号 时 间：20xx年xx月xx日 地 点：xx会议室 主 持 人：xxx 出席人员：xxx、xxx、xxx 缺席人员：xxx、xxx、xxx 记 录 人：xxx 上周议定事项： 一、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 二、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 三、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 四、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx