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国际物流及代理企业利用财务软件进行账务处理的技巧国际物流及代理企业是为进出口业务提供货物运输代理业务的企业。主要从事货物进出口的定舱、报关报验、货物堆存、拆装箱、转栈运输、各种运输方式之间的多式联运业务。目前?国际间的物流及相关代理活动已成为我国对外贸易中不可缺少的重要环节?随着我国对外贸易的不断增长?它将逐步发展成一个新型行业。本文将结合国际物流及相关代理企业生产经营的特点?探讨物流及代理企业如何使用财务软件进行账务处理一、国际物流及代理企业账务核算的特点 1、国际物流及相关代理企业因从事进出口货物运输和国际海运的代理业务?费用种类较多?不仅包括国内各种陆路运费、装卸费、堆存费?还包括国际海运、航空运输以及国外运费和各个环节的代理费用。大部分费用需要以外币(如美元)进行标价和结算?因此在会计核算上不仅涉及人民币核算?而且还涉及外币业务的核算。 2、往来结算环节多且复杂。国际物流及相关代理企业的业务大部分是代收代付业务?往来核算量相当大。结算包括大量的代收代付款项?应收款、应付款较多?占用的结算资金多?短期内应付的债务大?一方面要认真组织应收账款的催收?保证资金供应?另一方面要认真核对应付账款?保证及时准确付款?以免影响业务的正常开展。 3、往来单位多?且复杂多变?核算时容易出错。如业务人员在书写往来单位名称时随便?或业务单证在传递过程中?不同的操作人员在书写往来单位名称时不一致?很容易造成往来单位“错户”?“窜户”?“一户多名”现象?从而导致往来账混乱。所以核算时要准确确定货主往来单位名称。二、账务设置的具体要点 　　1、货币资金类(包括现金、银行存款及其他货币资金)科目具体设置要点包括以下几方面: (1)首先应按照货币资金“日清月结”的要求?将其设置成日记账的格式。(2)应按照不同的币种分开设置明细账。即将本位币和外币账分设?对于外币现金或银行存款应单独核算?不仅要对外币折成的本位币进行详细核算?而且还要对外币原币进行辅助核算?便于按财务制度的要求在期末对外币货币资金进行汇兑损益汇转。(3)对于现金还应按保存地点不同分设明细账。(4)对于银行存款除按币种分设外?还要按在银行开设的不同账户设置明细账?便于财务软件能自动核算银行已达账?统计未达账及编制银行存款余额调节表。(5)根据内部管理的需要?还可对所有货币资金的顶级明细科目设置辅助核算功能?如设置项目核算功能?将货币资金的收付按用途或性质设置成项目管理科目?便于资金收入的统计、资金管理及其分析的需要?满足和方便编制现金流量表。 　　2、其他应收、应付账款类科目的设置:对于在企业生产经营过程中发生的与生产经营活动无直接关系的代收、代付、暂收暂付款?应按下列程序设置。 (1)先以这类款项的性质、内容为标准设置明细科目?如应收押金、应收内部单位利润等。(2)对于涉及外币的其他往来款?还应在前者的基础上再按币种分别设置明细科目或三级科目。(3)在前面两种标准分类设置明细科目基础上?再将所有明细科目设置成末级明细科目?并将所有的末级明细科目设置成“单位往来核算”的辅助账核算形式?而不是在每个明细科目下按传统的手工账要求?按往来单位名称设置成明细科目。因为这样做明细科目太多?不便于往来账的查询、统计、分析以及利用财务软件的特有优势进行往来账款的核对和核销。(4)有些其他往来款项?若和内部单位职工个人有关的?如:备用金、应付未付职工工资等?应在按往来款项的性质、内容和币种进行明细分类设置成明细账后?直接将其设置成个人往来类的辅助账核算形式。不能按每个人再设置明细科目?那样明细科目既多又乱?而应按人名将其设置成个人往来账核算形式?在个人往来核算模块中进行核算、查询、分析、汇总、核销等?可大大提高用账的效率。3、固定资产、存货等科目的设置:应根据会计制度的要求?按固定资产、存货的性质及用途进行分类?设置明细科目?然后还可按大的资产类别设置明细科目。对于企业规模比较大且资金、存货数量比较多的企业?建议使用单独的且与财务软件配套的固定资产、存货软件进行更为详细的核算。而对于规模小?核算量较小的企业?可以在设置明细科目的基础上采用辅助明细账的核算形式。 (1)首先按资产管理的部门或存货存放的地点将其设置成部门管理辅助账。(2)对于资产、存货应将其设置成数量金额式明细账?既核算价值?又能核算其数量变动。(3)然后按资产和存货的类别?将其设置成项目管理辅助账?这样不仅能核算出资产及存货的价值数量增减变动情况?而且还可以增加与资产和存货相关的辅助内容?如资金购置时间、规格型号、购置的责任人、产地等信息资料。 4、对外投资类科目的设置:先按种类分为股票、债券、其他?再按币种划分明细。辅助账应将其设置为单位往来账。(1)无论长期投资?还是短期投资?应先按投资的性质设置明细科目如股票投资、债券投资、股权投资