邮件礼仪课件讲义.ppt

Page ? * ——让我们更高效的沟通 电子邮件礼仪 客服部 目录 职场人对电子邮件的重视度 为什么职场需要电子邮件？ 电子邮件的基本原则 电子邮件的基本礼仪 如何写好电子邮件 案例分析 如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？ 抄送？密送？ 为什么要写E-mail？ 职场人对电子邮件的重视度 为什么职场需要电子邮件？ 正式交流 随意交流 小明， 你好 《XXX》项目定于明天下午3点召开项目立项会，请预留参会时间并准时出席。 小李 5834 为什么职场需要电子邮件？ 可保存/追溯 无法保存/追溯 电子邮件的基本原则 电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。 核心的指导思想就是——尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人 原则：为他人节省时间就是对人的尊重 电子邮件的基本礼仪 电子邮件的基本礼仪（邮件标题） 邮件 主题 反映文章的内容和重要性 一定不要空白标题 巧用特殊字符突出标题 一封邮件只针对一个主题 标题要简短，不宜冗长 回复邮件时适当更改标题 电子邮件的基本礼仪（称呼与问候） 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/X经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ D: 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL 2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利 电子邮件的基本礼仪（正文） 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 2.注意Email的论述语气 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 4.一次邮件交待完整信息 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 6.合理提示重要信息 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 8.不要动不动使用 笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 电子邮件的基本礼仪（附件） 4 电子邮件的基本礼仪（附件） 电子邮件的基本礼仪（结尾签名） ?签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息 ?对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 ?设置多个签名档，灵活调用。 ?简体、繁体或英文，以免成出现乱码； ?字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件的基本礼仪（回复技巧） 及时回复Email 进行针对性回复 回复不少于10个 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 主动控制邮件的来往 电子邮件的基本礼仪（正确使用发送，抄送，密送） 这件事你需要领导支持的一定CC，一是出现偏差时领导能及时指正你， 二是做了很多事情， 也应该让领导知道 收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。 如何写好电子邮件？ 发送范围 个人或某部门 发送全体同仁 邮件地址确认 1、检查发送地址的准确性 2、确认是否需群发该信件 发送标题书写 1、确认标题是否书写 2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息 确认附件情况 1、确认是否需带附件 2、确认所带附件是否正确， 以免误导接收人 事 先 明 确 目 的 明 确 接 收 人 员 1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件 3、内容需简明扼要 4、内容需条理清晰 邮件内容 如何写好电子邮件 如何写好电子邮件 主题：xx项目碰头会 内容： 周五x总过来广州，约定下午2点在我们公司进行会议。 库经理 案例分析 1. 主题太简单化及口语化。让人一眼看过去就知道写此邮件的人 比较随便。建议改为：xx项目交流会 2. 没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。 3. 内容不明确：没有说明与会者，没有说明会议议题， 没有说明需要配合准备的事情，没有会议材料的提供 4. 这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错 但是没有说出关键信息。如果对方没有听说过任何要开会的事情 或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。 案例分析 主题：金恪集团——售后组——大枣 内容 　 马经理，　 　　 您好 ： 　　 我是金恪集团XXX,您的情况我已大致了解， 附件为您本次投诉内容的解决方案