项目十二会务文书之筹备方案讲义.ppt

项目十二 会务文书 项目情境 年末来临，苏明实习的公司即将召开一年一度的大型表彰会，对一年来公司各个岗位上涌现出来的模范人物和先进集体进行表彰和奖励。为了保证会议顺利召开，公司成立了会议筹备小组，由苏明担任会议组织的秘书工作。你知道苏明应该做好哪些会务准备工作并撰写哪些会务文书吗？ 任务描述 作为公司秘书，苏明在文书写作方面首先要起草会议筹备方案和表彰会上的领导报告，做好会议期间的记录，会后，编发一期会议简报。 任务1 会议筹备方案 一、会议筹备方案的概念和作用 （一）会议筹备方案的概念 会议筹备方案属计划类公务文书，是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排的会议文书。会议筹备方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案，单位内部召开的小规模的例会，可以通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事务，一般不需要起草专门的会议筹备方案。 会议的筹备工作做得是否充分到位，直接关系到会议的成功与否。会务工作人员必须以高度的责任心，做好会议的筹备工作。 （二）会议筹备方案的作用 会议筹备方案对于会议的召开，特别是顺利召开、圆满完成，具有重要意义。其作用主要有： 1.确保会议的周密组织。 2.确保会议服务质量和沟通协调到位。 3.确保领导意图得以贯彻执行。 二、会议筹备方案的特点和种类 （一）会议筹备方案的特点 1.计划性。会议筹备方案是在会议召开前做出的，对于具体会议的各个环节进行有计划的安排，以便会议顺利召开。 2.指导性。会议筹备方案具有可操作性，对于具体的筹备工作进行提前规划，可以指导筹备工作的开展。 （二）会议筹备方案的种类 根据具体会议的不同，可以把会议筹备方案分为不同的种类，如大型会议的筹备方案、中型会议的筹备方案。根据编写形式的不同，可以把会议筹备方案分为表格式和文字式两种。 三、会议筹备方案的写作格式 会议筹备方案通常由标题、开头、主体和落款等四个部分组成。 （一）标题。会议筹备方案的标题，一般由召开单位或范围、会议名称、文种名称三要素构成，有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有：方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。 （二）开头。开头部分一般写明召开会议的原由、宗旨、依据、主办和承办单位、会议名称等会议基本要素，说明会议召开的必要性、合法性。 1.会议名称。正式会议必须有一个恰当而确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。大中型会议的会议名称常被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须使用全称，不能随意省略文字。 2.时间和地点。会议时间有3种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数即会期；三是指每一次会议的时间限度。对于一些小型会议而言，会议时间多指会议召开的时间。 会议地点，又称“会址”，既是指会议召开的地区、城乡所在地，又是指会议召开的具体会场。选择会址，要考虑多种因素。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大方面的因素，一般选择在影响力较大的城市召开，如首都北京或省会城市、中心城市。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议常常就安排在单位的会议室。 （三）主体。主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、会议经费等事项。 1.议题。会议议题是会议所要讲座的题目、所要研究的课题、或者会议所要解决的问题。会议议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，更不宜太分散。会议议题的产生通常有两种情况：一种是由领导者根据工作需要指定的；另一种是秘书进行调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。 2.议程。会议议程多用于大中型会议中。议程是会议议事的程序，或者说是会议所要进行的诸多事项的顺序安排。会议议程一般都是事先印制好，在会议代表报到时即发放，以便出席会议人员事先做好酝酿，正式开会时能提出自己的见解，提高会议议事成效。 3. 参与者。与会人员包括出席会议的各类人员，必须是与会议议题或会议内容直接有关的人员，是有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人，或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。有些重要会议的与会人员，必须具有合法的身份和法定的资格。有的人员虽与会议内容或会议议题没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大会议效果，也可以与会。 与会人员一般可以分为三种资格： （1）正式代表（或称正式成员）。既具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。同时，正式代表也必须履行相关的义务