秘书学简要的知识点.docVIP

一、正确使用电话 1.使用电话办理公务时要注意： ①按照必威体育官网网址制度的要求使用电话； ②重要电话通话，发、接话机关要有完备的电话记录； ③重要电话记录要和其他公文一样，平时立卷备查，年终清理归档。 2、电话礼貌也很重要。电话形象不仅仅是个人形象还是单位形象。接线员的应答可能对单位产生良好或不良的影响。 【打进的电话】 （1）接听及时， （2）对于打错的电话不要简单说声打错了就挂机，应礼貌地说“我想您拨错号码了”，可以把自己公司的号码再报一遍让对方确认。最好能有很好的听辩能力，一听到对方声音马上知道对方是谁，呼其名，这样会给对方留下热情的印象。 （3）说话，电话交谈中，嘴巴只用来说话。声音不宜太大太快，声音太小或嘈杂或对方口音不清时，可请对方再说一次。 （4）电话旁边应有纸和笔以供记录用。内容重要而复杂的电话，可要求对方重复一遍。这时如果有他人在场不方便让他听到，可请对方重说，自己不透露。 （5）传呼电话时一定要告诉对方你去干什么，否则对方会认为你挂了电话或电话占线；如果必须去取有关资料，30秒内必须返回，如果超过30秒要在电话里先问对方是否愿意等，或等你查好后再打电话给他。 （6）结束时应说再见，轻放话筒。 秘书还要学会甄别电话 （1）摸清对方身份； （2）了解对方用意 （3）决定由谁来接电话； （4）领导不接电话 【打出的电话】 首先要找出正确电话号码，然后准备好谈话内容和资料，以免到时出现忙乱。如果是为领导拨电话，要保证在电话接通时能找到他，不让对方在那边不耐烦地久等。电话接通后先报自己的姓名，控制好时间。当自己要找的人不在时，视情况留言或再做联络，留话时最好能记下接听人员所属部门和姓名，这有利于事后确认工作。 二、会议管理 （会务工作内容） 1、筹备阶段 （1）安排议题，确定步骤； 安排议题后还要确定议程、程序、日程，也就是会议步骤。 （2）拟定与会人员范围或名单； （3）办理会议报批手续； （4）发会议通知； （5）准备会议文件和材料； （6）选择和布置会场； （7）排列座次 (8)办妥后勤服务事宜； (9)做好新闻发布工作 (10)进行全面的会前检查 2、会议期间的工作 (1)搞好签到工作； (2)热情接待会议成员； (3)传接电话； (4)协助领导掌握情况，控制会议进程 ⑸担任会议记录，编写会议简报； ⑹调派车辆 3、会议的善后工作 （1）送别与会人员； （2）处理遗忘的物品 （3）完善会务工作； （4）寄感谢信 （5）打印会议记录； （6）开总结会 三、事务管理（接待） 1、接待计划与相关准备工作 （1）确定接待规格； （2）制订接待计划 主要内容4项： ①确定接待规格，既确定本次接待由哪位领导出面，其他陪同人员，住宿、用车、餐饮的规格等 ②日程安排：包括来访的起止时间、每天的活动内容等。 ③经费预算：按接待规格、人员数量、活动内容作出接待费用的预算。 ④工作人员：根据接待规格和活动内容确定人员的构成和数量。 （3）接待准备工作 ①心理准备： A诚恳的心情，无论来访的客人是预约还是未预约的； B合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助精神， 不能认为不是自己的客人就不管。 ②物质准备：包括环境准备和办公用品准备。 环境：接待环境应清洁、整齐、明亮、美观，无异味。； 前厅：为客人准备的座椅，让客人站着等候是不礼貌的。 座椅样式应线条简洁、色彩和谐。 会客室：桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍污渍。 办公用品：与接待有关的用品 ③客人背景资料准备 A．了解来访者的基本情况。B.了解来访目的。 接待工作实施与礼仪 1.接待准备： 注意接待室的布置，使其清洁、明亮、整齐、美观，让客人一走进来就感到这里的工作有条不紊、充满生气。另外准备好座位、茶水，以及有关本单位介绍的一些文字资料等，以便待客之用。秘书要诚心待客，热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活。避免那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的仪表举止，令人反感。客人对该机构组织或秘书上司的评价，往往取决于秘书接待客人的态度和方式。 2.接待工作注意事项： ①接待无小事。对客人要礼貌、热情、真诚，服务要周到、细致，树立单位良好形象。 ②如果本单位有接待方面的规章制度，应严格执行，不得擅自更改接待标准。 ③要注意了解来宾饮食和生活习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。 ④接待过程中特别要注意必威体育官网网址工作，重要文件资料要保管好；不能让客人参观的地方，决不安排参观，注意内外有别，严守机密。 信息收集 1.确定主题 根据①下达的任务②利用者提出要求③根据工作需要自制剧选择。来确定信息开发的主题。 2.分析信息材料 围