公司印章、证照管理制度剖析.doc

公司印章证件管理制度 目 录 第一章 目的 第二章 适用范围 第三章 职责范围 第四章 印章、证照分类 第五章 印章的刻制与注销 第六章 印章、证件的管理 第七章 印章、证件的使用 第八章 印章、证照的使用要求 第九章 印章专管员的职责与义务 第十章 附件 总则 公司印章、证件是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现。印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。 第二章 适用范围 本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。 第三章 职责范围 1、公司总经办 2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。 3、负责本制度的实施与监督。 4、公司其它各部门、子公司 5、负责按本制度规定执行 第四章 印章、证照分类 1、公司印章、证照的分类 2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。 3、证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。 第五章 印章的刻制与注销 1、凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向总经办或财务室提出申请，经公司领导确认同意并批准后方可刻制或更换。 2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。 3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。 第六章 印章、证照的管理 1、印章、证照的管理 2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别管理： （1）公司的所有印章、证照，均由总经办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。 （2）由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总经办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。 （3)所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总经办及财务室报告。 3、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由总经办主任负责管理及使用。 4、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。 5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。 6、总经办及财务室专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务部专管，行政公单统一收归公司总经办专管，不得授权委托管理。 7、部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。 8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向公司总经办及财务室书面报告，并与总经办及财务室商量补救措施。 9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。 10、印章遗失处理 （1)印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总经办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书面申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办（或指派人员）办理。 11、印章注销 （1）公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总经办，由总经办报送公司领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总经办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。 第七章 印章、证照的使用 1、印章、证照的使用 2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。 3、按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。 4、主要用印文件审批流程： （1）合同：主办部门负责人签字确认 → 公司总经办及财务室审核 →（公司经理级以上领导审批 →(总经办及财务室盖章（合同原