日常事务管理(二)解读.ppt

第二章 日常事务管理（二） 1.1 资料整理 1.2 约会安排 1.3 现金管理 1.4 银行业务 第一节 资料管理 会说 会写 会做事 会做人 一、整理名片 二、编发简报 三、制作剪贴簿 四、制作摘要卡 教学重点 会说 会写 会做事 会做人 1.名片提供的信息，收到名片后要做什么工作； 2.简报编发的程序、分类，简报的结构及写法； 3.剪贴簿的制作注意事项； 4.摘要卡的主要内容。 一、整理名片 (一)名片提供的信息 1.显性信息 （名片标注） 2.隐性信息 （名片未标注） 名片质地档次、设计风格、显性信息的选择 多选 名词 会说 会写 会做事 会做人 (二)名片的整理保存 1、分类保存 2、存入电子管 理通讯簿 通讯簿：姓名、公司名称与职称、地址、号码、通讯地址、邮箱等 P61 简答 二、编发简报 简报是传递某方面信息的简短的内部小报。 可分三类： 一，会议简报 二，情况简报 三，工作简报 它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。 会说 会写 会做事 会做人 (一)简报的编发程序 1、收集什么 2、怎么收集 按格式进行编制（撰写） 1、发送渠道 2、发送对象 简报被有关单位、部门接受 多 选 (二)简报的编发方法 1.简报的结构（如图） 报 头 报 文 报 尾 ? 报头 ? 报文 ? 报尾 简 答 1/3 多 选 填空 P62-64 2.报文的写法 P65 （1） 按语 （2） 标题 （3） 正文 导 语 主 体 结 尾 论 述 多 选 名词、多选 多 选 例 会说 会写 会做事 会做人 三、制作剪贴簿 整理资料： 剪贴、复印、扫描 剪贴簿： 1、标明资料出处； 2、第一页做目录； 3、封页和脊部做标签 会说 会写 会做事 会做人 四、制作摘要卡 分类： 编号： 资料名称： 资料出处： 资料主要内容： 摘录人： 备注： （一）摘要卡的内容： （二）摘要卡的保存-卡盒（200张） 大小64开左右 多 选 会说 会写 会做事 会做人 一张纸 781×1086mm 530×760 390×543 271×390 195×271 64开-普通杂志的一半 第二节 约会安排 会说 会写 会做事 会做人 　约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。在企事业单位中，约见这一种交际形式被运用的频率，仅次于电话联系和书信联系。凡商量工作，解决问题，交流信息，联络感情都常用这一形式。在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现。 教学重点 会说 会写 会做事 会做人 1.如何安排上司的约会； 2.如何提醒上司的约会； 3.安排约会应注意的问题。 会说 会写 会做事 会做人 一、约会安排的基本方法 (一)分析约会 原则：上司安排约见某人，则一定要安排；但对方约见上司，不一定要约见。 安排约会应按重要程度妥善安排： 1、重要而紧急的会议，最近时间安排； 2、重要或紧急的约会，酌留时间稍后安排； 3、不重要也不紧急，上司工作空隙或取消约见。 判 断 填 空 填 空 (二)安排时间： 会说 会写 会做事 会做人 1、不要在上司外出返回当天安排约会； 2、不要在周一上午或周五下午及节假日前后安排； 3、不要在周末假日或对方休息日安排； 4、不要在临近下班安排约会； 5、制定约会安排表-时间、地点、约见对象、参加 人员名单等。 P68 简 答 (三)约会提醒： 会说 会写 会做事 会做人 1、外出约会，在上司离开办公室前，电话确认； 2、重要约会，接近约会前，再次确认； 3、约会时向对方说明约会内容； 4、下班前把第二天的约会通过记录卡，一张送上司， 一张给司机，一张自己保存； 5、必要时需要电话和信件相互补充确认。 P69 (四)约会变更： 会说 会写 会做事 会做人 因己方原因变更约会： 1、尽快通知对方； 2、委婉说明变更原因。 填 空 会说 会写 会做事 会做人 二、约会安排的注意事项 1.配合领导的时间表 　　领导对自己的日程安排有一定的原则，秘书 人员在为领导安排约会时，不能随便打乱领导的 常规工作，要注意配合领导的工作规律和生活习 惯，平时就要做“有心人”。 会说 会写 会做事 会做人 2.约会时间留有余地 　 　　安排上司的约会时，在时间上一定要留有充分的余地，这包括两方面的内容： 　　一是约会时间要错开，不可太紧或太松。在安排约见时间时，要在每次约见之间留出 10-15分钟的机动时间。 　　二是远期安排或答应的约会，时间不能太确定。 P70 案例 会说 会写 会做