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试论科技资料与科技档案一体化管理的探究与实践 　　【摘 要】随着现代科学技术的迅速发展，档案信息资源开发利用是在计算机发展的形势下发展起来的一种新型利用方式――科技资料与科技档案一体化管理。文章对科技资料与科技档案一体化管理的必要性进行了较详细地分柝，并对如何实现科技资料与科技档案一体化管理进行分析和论述。 　　【关键词】科技资料；科技档案；信息系统；一体化管理；信息资源 　　随着社会生产力和科学技术的发展，为了统管和开发利用科技信息资源，企、事业单位应该实施科技档案、科技资料一体化管理，甚至把科技档案、科技资料、科技图书、科技情报或档案、资料、图书、情报一体化管理。实践表明，科技信息一体化管理，对于提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用，实现信息的共享具有重要意义。面对科技信息一体化管理的发展趋势，科技档案工作者应该解放思想，更新知识，分析新情况，研究新问题，建立和完善这一新的管理体制。笔者主要阐述科技资料与科技档案一体化管理的必要性及其如何实现等问题。 　　1 科技资料与科技档案一体化管理的必要性 　　科技资料与科技档案一体化管理，是指把科技资料工作纳入科技档案工作管理体制。它包含：一是，就国家来讲，要把科技资料和科技档案作为一个有机整体统管起来，实行统一领导，按专业分级管理；二是，就一个具体单位来说，要把本单位的科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和开发利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全部的科技档案和科技资料工作。 　　1.1 科技资料同科技档案具有密切的联系 　　科技资料同科技档案，既互相区别，又互相联系，是两种有密切关系的科技文献材料。这是科技资料与科技档案实行一体化管理的决定性因素。 　　1.1.1 内容相同 　　科技信息是科技资料、科技档案的共同内容。它们都是通过一定物质载体存贮和传播科技知识信息的，都属于科技知识信息材料，科技知识信息是它们的本质特征。科技档案侧重于原始的知识信息，科技资料则侧重于加工后的知识信息，但两者都是知识信息，是知识信息系统的不同层次。 　　1.1.2 载体材料相同 　　科技资料、科技档案均属于人体外的知识信息库。知识信息必然依赖于物质载体才能存在。人类社会的知识信息，一方面，存贮于人脑的记忆中，但人脑记忆存贮毕竟是有限的；另一方面，存贮于人类创造的体外信息库中，这是个无限的存贮记忆装置，主要是通过一定的记录方式将知识、信息存贮于纸、胶片、磁带等物质载体上。而这些材料正是科技资料、科技档案共同的物质载体。 　　1.1.3 作用相辅相成 　　科技档案和科技资料尽管在作用的性质上各具特点，但是两者都是科技、生产活动所不可缺少的科技资源条件。科技档案具有凭证作用和参考作用，而科技资料仅有参考作用，从传播知识和提供信息来说，两者在使用中相辅相成、相得益彰，在科技、生产活动中，它们共同发挥着各自的优势。 　　1.1.4 管理方法相似 　　由于科技资料、科技档案的内容、载体和参考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之处。比如，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供服务是科技档案工作的基本环节，而科技资料工作的程序也大体如此，只是各自的侧重点不同而己。不仅传统管理方法相似，而且采用的现代化管理手段也基本相同，如电子计算机、缩微和复印技术等。 　　1.1.5 互相转化 　　由于科技档案和科技资料关系密切，因此，在一定条件下两者可以互相转化。比如，某单位为参考而搜集来的科技资料，一旦被采用，这些科技资料就成为记述和反映该单位科技、生产活动的真实记录，因而也就转化为该单位的科技档案。同样，一个单位的科技档案，一旦复制提供给其他单位参考，即可转化为其他单位的科技资料。科技档案的复制件和科技档案的编研成果是科技资料的重要来源。 　　由于科技资料、科技档案存在着许多共同因素和转化关系，从而为科技资料与科技档案一体化管理打下了坚实的基础。 　　1.2 科技资料与科技档案一体化管理是利用者的需要 　　随着科学技术向综合化、整体化发展，科学技术相互渗透、相互交叉，科技、生产活动也在向综合化、整体化发展。各自为政、纵向伸展的科技档案、科技资料管理方式已不适应社会发展的需要。 　　现代化的科技、生产活动，对科技档案、科技资料的需求是整体的，既要求有完整、准确、系统的科技档案，又要求有完整、系统的科技资料；既要求有原始的科技档案为依据，又要求参考国内外必威体育精装版的科技信息。因此科技档案、科技资料工作自成系统、封闭守旧的观念和做法，已经不能适应利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技资料、科技档案分散，科技档案部门尚未形成科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，不利于科技信息资源综合开发利用；二是，浪费利用者时间，影响科技、生产活动的进程，往往一个项目的材料需