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「本校公文系統新增功能說明及使用經驗分享研討會」 公文撰寫技巧、公文範本、流程追蹤 報告人：侯雲卿 簡報大綱 一、撰寫公文常發生的問題 二、蓋校印注意事項 三、公文會簽問題 四、公文範本—新功能 五、登錄公文完成日期—新功能 六、如何追蹤公文 撰寫公文常發生的問題(1) 實際承辦人員與撰稿人不同 主旨 以校長名義發文--不用本系… 單位用全銜—本校電機工程學系 人名正確職稱--○ ○ ○副教授 上行文 檢陳/請 鑒核 無隸屬 檢送/請查照 稱謂 上行文 鈞部 無隸屬 貴會 大部 貴校 貴單位 撰寫公文常發生的問題(2) 金額 要標明幣別 民國95年 不需寫民國 數字使用原則 說明項 依據函應檢附影本供核稿 副本發送對象超過一個時，依序為 校外單位、校外人士、本校大單位、小單位、個人 撰寫公文常發生的問題(3) 系所中心聘僱人員流動頻繁經驗無法傳承 妥善保留副本/抄本以供接任人參考 請系辦多費心協助(人員/範本) 文書橫式書寫數字原則 蓋校印注意事項 送印單 個人身分證明用(表格可自文書組網頁下載) 送印簿 核准有案 例行性業務:開標後合約書、銀行結匯 簽請校長同意(不了解先詢秘書室50029) 公文會簽問題 行政單位以一級單位為對象 學術單位得以系所為單位，再經院長核示 複雜問題之會簽 行文前先溝通 會簽有歧見，主動退回原簽單位 應表明退件人之姓名及連絡方式 簽核完畢，原簽單位應視需要印送相關會核單位 公文範本 公文範本—函 公文範本-函抄錄 公文範本—簽 公文範本—簽抄錄 行政單位配合服務流程提供常用公文範本 登錄公文完成日期(1) 登錄公文完成日期(2) 使用「登錄公文完成日期」之時機 確認公文已由本人或本單位簽會完成 會簽單位超過二個，且無先後關係 登錄公文完成至下個單位簽收前仍表還負有傳遞中之責任 各一級行政單位及院系所均有公文管理者及指定之公文簽收人 追蹤公文使用公文流程 常用檢索功能 追蹤公文使用公文流程 公文管理者協助公文追蹤 公文追蹤—文已到秘書室 公文追蹤—文到秘書室又會簽其它單位 公文追蹤—公文交換中心 公文追蹤—主秘代核完成 公文追蹤—校長批示完成 報告完畢 謝謝指教 * * ? QA及建議 王麗琴 經驗分享 田至琴 公文檔案管理注意事項 王由莉 公文系統新增功能說明及示範 侯雲卿 公文撰寫技巧、公文範本、流程追蹤 報告人 主題 .tw/~document/chinese/ 1.校外發函 2.校內簽呈 新增功能 1.可下拉選 2.可自建單位 條碼 教育部 基金 等於 全文檢索 來文機關 下拉選單 等於 處理狀況 選用關鍵字,避用常用字 (速度較慢) 全文檢索 主旨 951026 (表95年10月26日) , , = 收文日期 B0951026003 B09510 等於 全文檢索 條碼 值 關係 欄位 1.原承辦人 2.公文管理者