秘书四级-事务管理会议安排学案.ppt

——管理时间、提高效率的工作程序—— （1）编制工作时间表（年度时间表、月安排表、周安排表） （2）编制、管理工作日志（编制自己的工作日志、管理上司的工 作日志、工作日志的变化与调整） 多选题：个人时间管理法则包括（ ） （A）先做A，重而急。 （B）次做B。重而不急。 （C）再做C。急而不重。 （D）暂不做D。不重不急。 作业 ABCD 单选题：时间管理中，紧急而不重要的事情属于（ ）。 (A) A 类 (B) B类 (C) C类 (D) D类 作业 C 单选题：周时间安排表是在（ ）的基础上制定的。 年度计划 (B) 季度计划 （C) 月计划 (D) 每天的计划 作业 C 办公用品与设备 的使用和管理 第四节 一、订购、接收、管理办公用品 ——库存控制的作用—— 1、资金不被不必要的库存占用。 2、空间不被用来存储不必要的货物。 3、能监督个人和部门对物品的使用。 4、保持充足的库存。 5、监督任何偷窃和破坏造成的损失。 6、可利用准确的库存进行评估。 ——库存的定义—— 最大库存量 再订货量 最小库存量 再订货量=日用量×运送时间+最小库存量 ——订购、接收、管理办公用品的工作程序—— （1）选择供应商 （2）选择订购方式 （3）办理进货手续 （4）保管 单选题：（ ）是提醒购买者库存需要重新订购的标准。 最大库存量 (B) 最小库存量 (C) 再订货量 (D) 库存总量 作业 C 多选题：库存的定义涉及以下概念（ ）。 （A）最大库存量 （B）最小库存量 （C）再订货量 （D）保存日期 作业 ABC 多选题：选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较 （ ）。 （A）价格和费用 （B）质量和交货 （C）服务和位置 （D）安全和可靠性 作业 ABCD 计算题：办公室每天需要用去纸杯10个，纸杯运送时间为2天，库房中最小库存量为10个，请问，纸杯的重新订购线是多少个？ 作业 30个 秘书负责办公用品采购工作，组织进货与保管。近期，公司需购买一批办公电脑，请问你如何完成此项工作？ 案例 分析 （1）选择供应商 （2）选择订购方式 （3）办理进货手续 （4）保管 多选题：印章样式一般由以下几大部份构成（ ）。 （A）印章的质料 （B）印文 （C）图案 （D）尺寸规格 作业 ABCD 单选题：（ ）具有介绍和证明双重作用。 (A) 介绍信 (B) 推荐信 (C) 决议书 (D) 证明 作业 A 多选题：印章颁发与启用的要点（ ）。 （A）取印章应实行双人同行制 （B）取印章可以一人单独 （C）印章要有专人保管 （D）使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门 作业 ACD 多选题：用印使用程序（ ） A、申请用印 B、批准用印 C、正确用印 D、用印登记 E、用印结束 作业 ACD 二、安排值班工作 ——值班工作的任务与要求—— 办理上司交办的事项。 (2) 上传下达，沟通内外。 (3) 认真处理来函来电。 (4) 负责接待工作。 (5) 掌握上司的外出活动情况。 (6) 协调处理安全保卫工作。 ——值班工作规范—— （1）坚守值班岗位。 (2) 认真处理事务。 (3) 做好值班记录。 (4) 热情接待来访。 (5 )加强安全保卫。 单选题：（ ）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行 认真登记。 值班电话记录 (B) 值班接待记录 (C) 值班日记 (D) 信息传递 作业 C 多选题：值班结束后，交班时应注意（ ）。 （A）如果自己有事，可以委托他人 （B）必须当面交接，不能委托他人 （C）交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法 （D）值班人在值班记录上签名，确认记录内容 作业 BCD 公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了值班秘书擅自脱岗 现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和 相关制度的邮件，以提示做好值班工作。 作业 （1）办理上司交办的事项。 (2) 上传下达，沟通内外。 (3) 认真处理来函来电。 (4) 负责接待工