公文处理流程.ppt

公文處理概述 學 習 地 圖 公文處理流程 公文類別及格式 分層負責運作規則 減少公文用紙措施 歸檔及檔案檢調作業 公文處理流程 文書處理流程 文書處理紀錄 各類送件、簽收清單(簿)：保存年限1年 存查、發文歸檔清單：保存年限3年 收發文紀錄：保存年限30年 【機關共同性檔案保存年限基準表】 定期匯存：每日收文、發文、簽稿收文登記 　　　　　　電子紀錄檔 承辦案件紀錄：承辦人員職務異動時列入移交 收文處理 - 1 收發公文：採用收發文同號方式。 創簽稿公文：於陳核前掛號，或於承辦人員創文 時，先行掛號。 分文原則：業務較多或首項業務之單位為主辦。 收文處理–2 府收文改分：簽註改分意見+主秘以上人員核章。 【97.10.7刪除移文規定、修正時 限、新增一般公文扣除日數】 機關內改分：受改分單位如有意見，應簽明理由陳 請主秘以上人員裁定，不得再行移還。 機關間移文：移出機關-移文單發文結案。 移入機關-新收案件，重新掛號收文。 收 發 文 字 號 ACAA 09731234500 ０９７　３　１２３４５　０　０ 年度 收發文流水號 機關層級代碼 多稿號 ００ 　　　（府：０～２；機關３～９） 　０１ 案管附號　　 　１０ 文稿處理 - 1 存查：無答復或轉行必要，於原文上簽擬。 發文：案情簡單，應直接辦稿(以稿代簽) 　　　　必要時簽稿並陳或先簽後稿。 經核定存查公文，登記員應於２日內做辦畢登錄 經判發之文稿，承辦人員應於１日內送發文 文稿處理 - 2 辦稿應用規定格式，不宜以剪貼方式。 文稿如有添註塗改，須於添改處蓋章。 文稿有二張以上者，應於騎縫處加蓋(列印)騎縫章或職名章，並加註頁碼。 承辦人員需抽取來文附件時，應記明「附件抽取」字樣，並簽名或蓋章，除書籍等另由指定單位保管外，應於用畢後或離職時歸檔。 文稿處理 - 3 併辦：未陳核前應一次簽辦送陳，已部分陳 核者，仍應逐件送陳。(案情相同、正副本、查催函) 彙辦：首件送陳，餘自行註記即存查。 會辦：文稿已於擬辦時會核，如稿內所敘與會核無出入，不再送會。(已會簽者不會稿) 會簽會稿，如有不同意見，應由主辦單位綜合修改後，再行陳核。 (綜簽) 文稿處理 - 4 稿之蓋章位置，位於首頁下方空白處；會辦位置，位於承辦單位下方適當空白處，版面不足時，調整於文末處下方。 來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，得於文末處之背面空白頁擬辦，或另用便箋擬辦。 文稿決行 文稿之決行按分層負責之規定處理。 以首長授權之職名章 (即甲、乙、丙、…章）蓋章決行時，本人核稿處亦應蓋本人職名章。 核稿人員代理決行文稿時，應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦人員原處無需蓋章。 發文處理 - 1 可電子交換，即應以電子交換方式發文 發文處理 - 2 回復免備文案件： 　發文時，應分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳，並列入發文件數統計。 發文處理 - 3 第三類公文應刊登本府電子公布欄無需行文 受文單位無須答復、處理之公文 發文處理 - 4 加發： 凡發往甲機關之公文已經發出，又須以同樣公文內容加發乙機關時，不必重行辦稿 將原稿調出→加簽說明→ 陳奉核可 →依發文程序發送（同日期、同文號） 補發：同加發作業 文面右上側空白處標註補發。 公文類別 公文類別 本府公文類別分為五種： 令： 發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 呈：對