谈工作场所设施之改善及其效益.docVIP

談工作場所設施之改善及其效益 緒 論 第一節　研究動機 二十一世紀是快速變遷的年代，任何組織都必須以自己的方式因應自己所處的局面、挑戰未來。環境的變化會影響組織的未來存亡，因此組織必須擁有一個反應靈敏、且富創造力的內部環境，從而能得知外界的變動，並迅速採取行動，以免被環境淘汰（石滋宜，民83年）。 近年來隨著資訊科技的演進，讓整個辦公室的風貌全然改變，甚至辦公室自動化設備已逐漸打破時空的限制，散佈在各式各樣的場所，傳統辦公室成為一個虛擬名詞（湯玲郎等三人，民88年）。因此如何認識這三分之一的家─辦公室及它的功能，是工作人員於不斷向前邁進同時，必須瞭解其現況與思索未來發展，才能提升個人的能力與團隊的生產力，進而發揮辦公室與組織的競爭力。 任何一個組織，當它的發展從快速成長期逐漸步入穩定成長期後，由於內部、外部文件資料的急速膨脹，辦公室的作業效率與成本勢將漸漸的成為組織運作成本的大宗，但是當大家注意的焦點都集中在如何提高工場設備利用率、怎樣再提高生產力時，卻無意間忽略了我們運籌帷幄、指揮大軍作戰的地方─辦公室，存在著一些重大瓶頸，有待我們去突破（石吉志，民76年）。在今日競爭愈來愈激烈的社會中，擁有一個具有激勵動機的工作空間是相當重要的。職此之故，如何建立、維持一個具積極氛圍的工作環境，是組織求生存求發展之道。 第二節　研究目的 本研究旨在藉由探討有關辦公室自動化之專書專論等文獻，期了解辦公室自動化相關觀念，提出看法，供組織運作時之參考，其具體目的如下： 一、了解辦公室相關概念、角色及構成要素。 二、探討辦公室設計時所須注意事項。 三、提出研究看法，供組織於推動辦公室自動化及設計時之參考。 文獻探討 第一節　辦公室自動化的概念 辦公室自動化早在1960至1970年代即在美國興起，雖然辦公室自動化一詞早已廣為流傳，但是一般人往往著重在技術面而把辦公室自動化的重點放在各種技術性的事務機器、電腦及通訊系統上，對其涵義眾說紛紜，依美國基斯曼教授對辦公室自動化的定義為：「辦公室自動化乃指就以往的資料處理技術已難以處理量大且構造不明確的業務，採用電腦技術、通訊技術、系統科學以及行為科學的方法處理之。」因此現代化的辦公室自動化所講求的已進化到辦公室管理之自動化，是人、技術、與組織行為三者的密切結合（湯玲郎等三人，民88年）。 辦公室的角色及組成要素 一、辦公室的角色 辦公室的角色根據一般學者的研究，將之分為三個主要構面： （一）統合組織內各種不同功能之工作，以達成某些共同目標 　　　辦公室不僅僅是一個有人坐在裏面的房間，它是一個組織團體，由具有共同目標而一起工作的員工所組成。辦公室內包括有許多不同層級的幕僚人員，從事許多種資訊密集之任務，因此辦公室系統必須滿足許多不同的需求，以使辦公室功能更有效率，同時並統合不同團體之人員的工作。 （二）用以連結不同區域、不同功能之組織部門與單位 　　　辦公室可用以連絡公司內不同功能單位，每個辦公室依其在組織內特定角色，收集並傳遞資訊。 （三）擴充內部與外界環境之界限，以連結組織與其客戶、供應商及其他組織 　　　舉例來說行銷部門與顧客接觸、生產部門的辦公室向供應商購買原料，而財務部門連絡會計師查帳，而這些不同功能的辦公室也可與外部資料庫連結，以獲取外界的資訊（湯玲郎等三人，民88年）。 二、辦公室的組成要素 今日辦公室的組成要素為知識工作者、辦公室業務、辦公室自動化之流程、辦公室自動化硬體設備與辦公室自動化軟體系統： 　（一）知識工作者 　　　　由於時代的演進，造成辦公室工作形態的大幅轉變，因而產生新的工作方式；此外資訊科技的發展，自動化的工具讓工作者跳脫了繁瑣的資料處理細節，使人直接利用資訊，來執行企業流程，造就了所謂的知識工作者。 　（二）辦公室業務 　　　　從辦公室業務的內容來看，今日辦公室科技的應用，即是以有效解決傳統辦公室業務為導向，期能獲得快速、有效且適時的資訊取得和產出。當然各項業務要能妥善運作，具有良好的人力資產、知識工作者的有效運用，是在辦公室業務要能完美作業時不可缺少的一個重要環境。 （三）辦公室自動化之流程 企業在未來進行規劃時應對流程觀念有全盤之認知，同時並使用合宜的新資訊技術開發自動化系統，如此才能有效提升組織競爭力，並跟上新資訊時代的潮流。 　（四）辦公室自動化的硬體設備　 　　　　一般而言，使辦公室自動化可行的硬體因素包括有硬體科技的進步和通訊科技的進步兩點。要辦公室自動化，硬體科技和通訊科技兩者的整合，可以提升辦公室業務的品質與層次，來提高辦公室的生產力。 　（五）辦公室自動化的軟體設備 　　　　辦公室自動化，除了添購應有硬體設備外，更應針對各辦公室之性質，加強各軟體之資料整合應用，並針對管理及決策階層，設計出能符合該辦公室之決策及管理用之圖表及資料