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秘书职业资格考试/事业单位行政文秘类考试参考资料一、秘书 （一）秘书的含义国际职业秘书组织：具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围做正确决定的经理助手。2003年国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。（二）秘书的分类从服务对象上——公务秘书和私人秘书。从社会行业上——政务、企业、司法、教学、医学秘书等。二、秘书工作的内容2003年国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》将秘书工作分为五方面内容：商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议与商务活动、信息与档案。2006年新修订版中，将秘书工作整合为三类：1、会议管理：会前筹备，会中服务，会后落实；2、事务管理：接待，办公室环境管理，办公室日常事务管理，办公室用品与设备的使用和管理，信息管理，商务活动实施；3、文书拟写与处理：文书拟写，收文、发文处理，文档管理。秘书工作——参谋和办事，即辅助管理和综合服务。具体包括： 1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）；4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）；5、会议组织（准备、记录、文件、善后等）；6、调查研究（计划、实施、分析、研究等）；7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）；8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；9、接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）；10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；11、督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）；12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；14、办公室管理（环境、设备、经费等）；15、其他临时交办事项。（二）秘书工作的特点一是工作位置的政治性；二是工作地位的从属性；三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）；四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）；五是工作效果的潜隐性；六是工作方式的被动性；七是工作范围的赋予性。（三）秘书工作的作用1、枢纽作用。纵向上——承上启下、上传下达；横向上——联系内外、沟通左右。2、助手作用。直接为领导服务，是领导的得力助手。3、参谋作用。为领导的决策提供准确、完整、高质量的信息和决策事项的备选方案。4、信息传递作用。是领导的耳目，把领导意图传达出去。5、协调作用。综合单位各方面工作情况，协调各职能部门工作，协调本单位和外单位间关系，协调单位和社区间关系，协调人际关系，协调决策工作。6、门面、窗口作用。秘书部门是领导机关的窗口，代表单位形象。（四）秘书工作的发展趋势“三服务”——为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。（为领导、部门、群众）“四个转变”——从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策，从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务。“四个强化”——辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。三、秘书工作机构广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室。狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。秘书工作机构组织形式有两种：分理制和综理制。分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。中央的秘书机构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能称为“办公厅”。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。 四、秘书工作机构的工作原则与要求1、明确职责、权限、目标、任务2、制定秘书工作的各项制度和标准3、分清主次，有条不紊4、科学地安排工作程序5、准确细致，切实无误6、迅速果断，讲求时效7、忠于职守，安于职分8、加强教育、管理，不断提高素质、能力和加薪的机会。办事：商务