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整理规范 日照市档案局 2014年档案培训班 全宗卷 全宗卷整理规范 一、相关概念 全宗 全宗卷 全宗号 全宗管理机构 全宗构成者 全宗卷整理规范 ·全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个机关（单位）的全部档案。 ·全宗卷　fonds descriptive file 对机关档案室来说，就是在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全 宗历史情况的各种文件材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活 动中形成的“档案”，详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情 况，集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性 文字材料，是管理全宗的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理 情况，也是一个单位档案管理水平的重要印证。 · 。 全宗卷整理规范 ·全宗号 fonds number 　管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时 间顺序流水编制。 ·全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。 ·全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 ※ 综合全宗卷　synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料 组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。 全宗卷整理规范 二、全宗卷编制原则 （一）档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。 （二）全宗卷中收集的文件材料,包括凭据、清册、报表，应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 （三）全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。 （四）综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。 全宗卷整理规范 三、全宗卷的主要内容(共九项） 全宗介绍类 档案收集类 档案整理类 档案鉴定类 档案保管类 档案统计类 档案利用类 新技术应用类 综合全宗卷 全宗卷整理规范 （一）全宗介绍类 全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 1、全宗指南 是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具 由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意 事项四部分组成。 a. 全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全 宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。　 　 　例： 1）J211 北京市计划委员会 全宗指南 1949～1990年 2）R322 钟南山 全宗指南 1936～2000年 · 全宗卷整理规范 b. 全宗来源简况： 列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。顺序为： 1）全宗构成者形成和职能：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、 名称增加、撤销时间；内部机构设置及部门调整、增设、合并、 更名 、撤销等时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。职能方面主要 包括特征性质、职能范围和主要工作任务。全宗构成者所有曾用名称 按时间顺序书写。 2）全宗管理机构和全宗档案数量； 3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 　　 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 全宗卷整理规范 c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面） 1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括： ．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。 2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 ．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活