电子文件归档与管理（课件）.ppt

电子文件归档与电子档案管理 西安市档案局 王卫森 前言 随着计算机的应用和办公自动化、网络化的发展，对电子文件进行归档，对电子档案进行管理，必然成为档案工作的主要内容和档案工作人员的重要职责。 为了进行电子文件归档与管理工作，国家档案局从2002年起，相继发布了国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》、《文书类电子文件元数据方案》、《 版式电子文件长期保存格式需求》、《基于XML的电子文件封装规范》，以及《电子公文归档管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》，为电子文件的归档与电子档案的管理提供了标准与依据。 2009年12月8日中办、国办印发了《电子文件管理暂行办法》，对电子文件的全程管理做出了规定，标志着我国对电子文件的管理进入了统一的全过程的规范化管理阶段。《办法》规定了相关部门职责。由中央办公厅牵头，国办等其他八部门为成员单位的国家电子文件管理部际联席会议，负责组织协调全国电子文件管理工作。电子文件管理相关部门各负其责。其中，各单位档案部门负责归档电子文件管理，各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用。《办法》还对电子文件的形成与办理、归档与移交、保管与利用做出了规定。是当前与今后电子文件管理工作的基本依据。 2012年6月29日，西安市委办公厅下发了《中共西安市委办公厅西安市人民政府办公厅关于印发西安市电子文件归档与电子档案管理细则的通知》（市办字[2012]28号），2013年8月12日，西安市档案局下发了《西安市档案局关于印发西安市数字照片归档与数字照片档案管理规定西安市音视频电子文件归档与音视频电子档案管理规定的通知》（市档发[2013]50号），它们是我市电子文件归档与电子档案管理工作的具体依据。该依据力图从操作层面给档案工作者以指导，推进我市电子文件归档与电子档案管理工作。 一、电子文件及其相关概念 （一）电子文件： 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 （二）电子档案： 经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 （三）元数据： 描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 （四）逻辑归档： 在计算机网上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （五）物理归档： 把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （六）迁移： 将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。 （七）真实性： 电子文件的内容、结构和背景信息与其形成时的原始状况一致。 （八）完整性： 电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 （九）有效性： 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （十）档案信息代码： 是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。 二、电子文件的收集及登记 （一）及时收集： 将办理完毕的电子文件及时存于“年度”文件夹下。 （二）定期收集： 定期将办理完毕的电子文件及时存于“年度”文件夹下。 （三）收集内容： 1、与纸质文件对应的电子版本（XML、板式文件格式） 2、重要文件（条例等法规规章）的历次修改稿 3、电子文件办理单 4、纸质文件及其办理单的扫描件 5、公文传输系统发文、收文登记单 6、室藏档案的扫描件（JPEG、PDF） 7、其他电子文件 （四）收集要求 1、凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。 2、电子文件应收集齐全。电子文件的元数据也一起收集。办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》，重要发文的历次修改稿本，也一起收集；收集时，分别作为一份电子文件。没有使用办公自动化系统的，其纸质《审签单》应该扫描成电子文件收集。纸质来文及其《办理单》扫描成电子文件收集。 3、电子文件应采用通用格式。非通用格式应转化为通用格式，不能转化的，应连同其产生（阅读）软件一起收集。 4、填写《电子文件登记表》。 （五）电子文件的登记要求 1、将每一份电子文件在《电子文件登记表》中登记 2、《电子