由财物采购过程探讨内部审核人员之职责.doc

由財物採購過程探討內部審核人員之職責 壹、前言 會計法第九十五條明定，各機關內部審核應由會計人員執行之，其範圍包括財務審核、財物審核及工作審核，而審核重點在於審核預算執行之合規性與效能性，及會計事務處理之適正性，攸關會計人員之財務責任及會計責任。為克盡內部審核之專業職責，會計人員所須熟悉相關主計法規繁多，常為新進會計人員不知所措，行政院主計處對此問題向為重視，為因應類此問題，爰多方蒐集相關法令彙整成「支出標準及審核作業手冊」（以下簡稱作業手冊，註一），並於95年1月17日，以處會三字第0950000378號函分行各機關在案，以供執行內部審核之參考。 作業手冊計分為四篇，第壹篇彙集各項支出標準及依據，包括審核人事費、業務費、設備及投資等相關法規，第貳篇、第參篇分別規範原始憑證之審核及記帳憑證之審核，第肆篇訂定採購監辦應行注意事項。業已含括審核採購事項與非採購事項所須依循相關法令，本文旨在參酌該手冊所彙整之法令，以財物採購為例，依工作經驗論述內部審核人員在簽案、招標、開標、決標、驗收及付款等採購過程中尚須注意要項，以盡職責。 貳、會計人員審核財物採購須遵循主要法規及應盡職責 政府機關（構）採購財物，涉有預算執行及採購付款等事宜，然會計人員之主要職責在於監辦採購程序及執行內部審核。其須遵行相關法規包含政府採購法規及主計法規等，謹臚列要項如次： 一、政府採購法規方面： （一）政府採購法（以下簡稱採購法）第六條及第九十五條明定，機關辦理採購宜由採購專業人員為之，採購人員在不違反採購法規定之範圍內，得基於公共利益、採購效益或專業判斷之考量，為適當之採購。同法第十三條復規定，機關辦理採購之開標、比價、議價、決標及驗收等過程，除有特殊情形外，應由其主（會）計及有關單位會同監辦。 （二）機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第四條訂有，監辦人員會同監辦採購應實地監視或書面審核機關辦理採購過程是否符合採購法規定之程序，並不包括涉及廠商資格、規格、商業條款、底價訂定、決標條件及驗收方法等採購之實質或技術之審查，但發現該等事項有違反法令情形者，仍得提出意見。 二、主計法規方面： （一）預算法第二十五條及第二十六條明定，政府不得於預算所定外，動用公款；大宗動產、不動產之買賣或交換，均須依本法所定預算程序為之。 （二）會計法第九十五條及第九十六條明定，內部審核應由會計人員執行之，其範圍包括財務審核、財物審核及工作審核。同法第一百條復規定，各機關會計人員對於財物之訂購，經查核與預算所定用途及計畫進度相合者，應為預算之保留。關係大宗動產、不動產之買賣契約，非經會計人員事前審核，不生效力。又一百零二條亦明定，會計人員審核原始憑證，若發現應經招標、比價或議價程序始得舉辦之事項，而未經執行內部審核人員審核，應拒絕簽署。 （三）內部審核處理準則第二章預算審核、第四章會計審核與第六章採購及處分財物審核，亦訂有會計人員執行內部審核應注意事項，茲摘述相關要項如次： 　　　1.採購進度是否與預定計畫及預算進度相符。 　　　2.採購款項之支付是否與採購契約所訂相符。 　　　3.審核原始憑證，若發現依照法律或習慣應有之主要書據缺少或形式不具備者，應使之更正或拒絕簽署。 　　　4.採購案件有無預算及是否與所定用途符合，金額是否在預算範圍內，有否事前依照規定程序辦妥申請核准手續。 　　　5.辦理採購案件是否依照採購法之規定程序辦理。 　　　6.監辦採購案件之開標、比價、議價、決標及驗收之人員，應注意有無符合採購法規定之程序（註二）。 綜上，會計人員在財物採購過程，係本著內部審核之應盡職責進行預算審核、會計審核、採購及處分財物審核，並監辦採購程序之適法性，以增進機關（構）執行採購預算更臻適法，惟不涉及採購之規格、資格等實質要件之審查。 參、監辦與審核財物採購應注意要項 依行政院公共工程委員會彙編95年度第1季行政院所屬各中央機關決標資料總表所列，財物採購共6,109件，包括巨額以上者59件、查核金額以上未達巨額者58件、公告金額以上未達查核金額者2,060件及未達公告金額者3,932件。其中未達查核金額之採購案件為最大宗，占全部採購案件之98%，爰為本文探討之重點。 作業手冊附錄一至附錄三分別訂有機關主會計單位於簽辦階段、開標及決標階段、與驗收階段等三階段之監辦採購案件參考表（如附表一至附表三），以供採購監辦人員執行監辦之參據。鑑於財物採購過程與預算執行歷程息息相關，致會計人員執行內部審核及監辦採購時，須先掌握一條財物採購過程管制線（如圖一）及一條財物採購金額管制線（如圖二），以作為內部審核之基準。 簽案 招標 開標(比、議價) 決標