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第三章 文档技术 文档技术概述 一、什么是文档 本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料，是用来解释系统运行情况的。 文档主要分为开发性文档和使用性文档。 开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况 使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用。 可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式 文档技术概述 二、掌握文档技术的必要性 首先的要求是，应该能够看得懂别人绘制的文档，能够理解所说明的系统的运作情况。 其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控制情况，对内部控制的健全与否进行判断，并提出改进意见。 最后，最好是能够学会编制文档。 第一节 数据流图 一、数据流图的用途 数据流程分析是通过分层的数据流图（Data Flow Diagrams，简称DFD，也称为数据流程图）来实现的。 数据流图把数据在组织内部的流动情况抽象地独立出来，只从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。 在数据流图中，我们描述了为完成业务关系或者一项任务要发生哪些活动，但并不关注这些活动是如何实现的，并不反映诸如组织结构、处理数据的计算机类型、存储介质类型和数据联系等细枝末节及数据流跨越系统中的哪些部门或机构。 也就是说，数据流图对系统提供了一个概念化的描述，具有抽象性。系统分析员可以使用这种文档技术自顶向下分析系统信息流程。 第一节 数据流图 二、数据流图中的基本符号 比较常用的有Gane and Sarson符号体系、SSADM符号体系、Yourdon符号体系等。 本课程主要采用Yourdon符号体系。 第一节 数据流图 三、数据流图的绘制规则 P 39 第一节 数据流图 四、数据流图的绘制方法 自顶向下逐层分解 总括数据流图（Context Level DFDs） 0层、1层、2层......数据流图 第一节 数据流图 五、例示 P 40 1、基本情况 星星工厂的人事部门负责记录和管理每一个员工的基本信息，包括工号、姓名、所属部门、级别、基本工资等。如果这些信息有调整，如职工离职、调换岗位、基本工资增减等，也是由人事部门负责记录。有关员工的基本信息在每次工资计算时都需要用到，由人事部门负责将数据传送到财务部门。 第一节 数据流图 每个月结束后，各个部门要将员工的考勤、加班和产量工时记录等送交财务部门进行工资核算。 财务部门的工资核算员根据员工的基本情况和考勤等情况计算每一个员工的工资，并代为缴纳个人所得税。还要按照部门进行工资费用的汇总、分配。根据工资的计算情况，通知银行划账。财务部门将各个部门员工的工资计算情况传递到各个部门，并通过各个部门将每一个员工的工资条发放到员工手中。财务部门对工资进行各种统计分析，这些统计数据要报给相关管理部门。 第一节 数据流图 2、绘制总括数据流图 如果一个实体所涉及的活动都不是信息处理活动，则这个实体就是外部实体。如果一个实体涉及信息处理活动，则这个实体就是内部实体。 人事部门、各个部门、银行、员工、管理部门和税务部门是外部实体，财务部门是内部实体。 第一节 数据流图 3、绘制0层数据流图 第一节 数据流图 六、数据流图的优缺点 优点 总体概念强，每一层都明确强调“干什么”、“需要什么”、“给出什么”； 可以反映出数据的流向和处理过程； 由于自顶向下分析，容易及早发现系统各部分的逻辑， 容易与计算机处理相对应。 缺点 不直观，一般都要在作业流程分析的基础上加以概括、抽象、修正而来； 如果没有计算机系统帮助，人工绘制太麻烦，工作量较大。 第二节 流程图 ?一、流程图的用途 流程图使用一些标准的符号形象地表示了业务处理过程和数据的流动。 数据流图强调的是数据的流动，而流程图强调的是包含数据的文档或者记录的流动； 数据流图表示的是数据的逻辑流动，而流程图表示的是数据的物理流动，集中反映信息流和处理的物理特性； 数据流图没有表示处理和数据流的顺序，而流程图表示了处理和数据流的顺序。 第二节 流程图 二、流程图中的常见符号 ?（一）输入/输出类符号 这类符号表示向处理过程提供输入或者从处理过程向外输出的设备或者介质。 （二）处理类符号 这类符号或者表示处理数据所用的设备类型，或者表示手工处理何时完成。 （三）存储类符号 这类符号表示用来存储系统现在不用的数据的设备。 （四）流动和其他符号 这类符号表示数据和物品的流动。有些符号表示流程图的开始、结束、进行决策和解释性说明等。 第二节 流程图 三、流程图的绘制规则 P 44 第二节 流程图 四、流程图的种类 文档流程图 文档流程图描述了企业内部各个职能范围的文档和信息