行政总务工作手册20120110..docVIP

行政总务工作手册 前言： 为了进一步规范行政总务管理工作，使行政总务管理工作人员都能够在工作当中能够立足于本职工作从而提高工作效率。 事务篇： 行政总务管理工作立足于行政管理的核心，从员工入职至员工离职都与总务管理工作悉悉相关。为了能够使公司的各项都能正常进行需要各行政总务管理人员的密切配合。 2.1.员工就餐伙食的记录： 对于每餐员工就餐伙食的数据记录应由公司安排专人与伙食供应商共同签字确认，确认的依据为饭堂刷卡记录和当餐员工就餐餐盘的数量（另以当天员工出勤的人数和部门报餐的数据为依据）。在记录当中签字表格上数据不得涂改，对于漏加漏减的部分可在数据后用“＋”、“－”号加减份数并由公司人员在数据加减部分签字确认，对于涂改的数据一律不得记入就餐份额中。在次月初由伙食供应商提供上月就餐的数据送交总务专员处进行数量查核并予以结报费用。 2.1.3餐费结算 公司总务专员人员在收到由供应商送过来的上月就餐有效签名数据后先和公司内上月的报餐数进行核对，对于超出或减少的部分按照公司的餐费差额补差法进行核算。在核算当中遇有争议的部分需与伙食供应商共同协商并同时报备管理部领导。待双方结报数据无误后供应商方可开出上月就餐的发票由总务人员进行费用的结报。在结报的单据当中应有差额补差走势图/差额补差核算表/报餐与就餐统计表（按照部门予以区分开，此表可以看出当日或当月每个部门的就餐次数，以方便在后期有必要的情况下做部门的餐费分摊）以及每餐就餐后公司人员与饭堂方面就餐数所确认的签名表。 2.1.4伙食监督 当前公司内有成立伙食委会员，对于员工在就餐的过程当中所发现的各种问题均可以反应到伙食委员会处或管理部。伙食委员会在接到汇报后应及时的告知管理部协同处理伙食异常。同时在每个月必须请伙食协力商到公司召开最少一次伙食检讨会议，在会议当中将当月在就餐的过程当中所发现的各类异常及员工所反应的问题与需改善项请伙食单位在会议上给出改善措施和时间，对于在当次会议上伙食供应商不能及时给予答复的须限期请供应商答复。并将最终的处理结果公布在饭堂的公告栏内。 2.1.5伙食异常处理 为了处理不可预见性的伙食异常，公司内应常备一定数量的方便面。同时对于在伙食供应当中出现的问题总务人员应及时的做出反应，如就餐份额不够的根据差额多少确定是由伙食供应商安排人员再送餐还是发放方便面来应对。对于在伙食供应当中出现的饭菜不洁净，如：菜内有虫子、或菜内有杂物或一些其他问题的。总务人员在接报后应马上做出反应，到现场请供餐公司换餐给发现异常的员工就餐，并将异常的伙食拍照取证按照公司与伙食供应商合同当中的相关异常处罚条款进行处理。 2.1.6伙食报餐与就餐流程 2．1．7伙食费用申报流程 2．1．7伙食管理当中相关表单 图1：工作餐就餐统计签名表（用于每餐就餐后公司人员和餐厅人员核实就餐数据） 图2：快餐结算表（该表用于核销餐数及每价的伙食费用） 图3：差额补差明细表（用于统计每餐用餐的差额补差值，该表为后面差额补差趋势图的原始数据来源） 图4：此表为每月用餐的差额补差趋势图 （用于控制下月的差额补差费用，另该表走势高低也将纳入总务专员的个人绩效考核成绩中） 2.2、工衣发放管理 2.2.1 工衣采购 在每年的三月份初及八月份初总务部门要统计现有工作服的数量及预估需要采购的数量，并在当月月底前将需要采购的数据签核完毕后寻找工作制作厂商进行制作。 2.2.2工衣发放原则 工衣发放原则视公司必威体育精装版的相关标准而定。 2.2.3工衣发放流程 员工在入职后满三天时由部门文员统计该部需领取工衣人员姓名及资料送交总务处，由总务管理人员根据部门需求进行发放并要求领取人员签名确认。总务管理人员在进行工衣发放时必须要做好登记工作。 2.2.4工衣回收与处理 对于回收回来的工衣应整理归类后批量发出至外面干洗店，待衣服清洁晾干后收回总务仓库内存放备用。存放的衣服等在公司工衣数量不足时取出发放员工使用。 2.2.5费用核算 相关工资扣费标准视公司的相关规定执行。 2.3 庶物采购 2.3.1采购依据与汇总 庶物用品采购的依据来源于各部门的需求。如部门内有物品损坏，需请购物件做维修或更换的，在这个过程当中就需要部门方开具安装维修单至总务处，总务人员在接到部门的安装维修单后再根据部门的需求开出请购单，费用归属部门为使用部门。开出的请购单在经过管理部领导审核与核准后方可外出采购。对于经常损坏的物品总务应采购一定量的需件做为备用品，以避免多次外出采购带来人工工时的损耗及公司运作成本的增加（在后期可以采用寻找合适的供应商做月结的方式进行）。 2.3.2供应商找寻与送样 供应商的