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如何管理自己的电子邮件 应该如何管理自己的电子邮件，我简直无法相信我刚刚写下了这样的语句，这读起来可能有点儿矛盾，因为“管理”和“电子邮件”两个词语看起来似乎有些格格不入。我和很多管理者谈过，他们都在抱怨每天的电子邮件堆积如山，他们处理起来难度很大。根据他们的反馈，我和邮件管理专家交流过，阅读了关于这方面的所有文章，然后分析了自己处理邮件的习惯。最后，我总结出了以下内容，希望对大家有所帮助。  　　流程与内容——效率和效果  　　本章内容被划分成两部分。第一部分讲述了发送和接受电子邮件的流程，这些建议应该能够提高你进行时间管理的效率；第二部分专注的是内容——邮件里什么该写，什么不该写。  　　电子邮件流程管理  　　下面列举的大多数建议包含的基本法则就是，如果想要通过更为高效的方式对自己的电子邮件进行管理，你还需要让别人也参与进来。对于有些建议，你可能在处理邮件的时候不需要通知接受邮件的人；但是，对于另外一些建议，如果你告诉对方事情的真相，并且向他们解释具体的原因，这样效果可能更好。  　　1．找出一天中处理电子邮件的最佳时间，然后严格遵守这个时间——让这个时间成为你固定的“邮件时间”  　　想一下自己一天中，到底哪个时间段才是头脑最清楚、最富有创造力的，想出来了吗？处理邮件一定不要占用这部分时间。对于我们中2/3的人来说，早上是我们状态最好的时间，而午饭之后是我们工作效率最低的时间。  　　对于大多数邮件来说，进行回复的时候不需要任何创造力，也不需要任何思考。也就是说，处理邮件的最佳时间就是午饭之后。这样，你整个早上就可以空闲出来，从事最需要创造力，或者最充满挑战性的管理工作。  　　★如果你使用的是Outlook邮箱（或类似的邮件系统），将默认设置改成自己的日历或任务列表，而不是自己的收件箱；  　　★如果每进来一封邮件，系统就会自动弹出提示或响起提示声音，把这些功能关掉。  　　这两件事情就可以帮助你严格遵守自己的每日邮件时间。  　　一定要记住，纸质信件每天才来一次，所以为什么不把所有形式的邮件都一视同仁呢？一定要忍住，不要来一封邮件就处理一封。一定要严格遵守自己的“邮件时间”。  　　同时，如果将自己的邮件处理时间告诉他人，尤其是那些会经常给你发邮件的人或你的团队成员，这会让他人也开始主动配合你，这样就能大大提高处理邮件的工作效率。  　　2．划出固定的时间长度来处理自己的邮件  　　确定自己每天需要多少时间来处理自己的电子邮件，一定要看看自己现在需要多少时间。当然，我们每天需要的时间会各不相同，因为这个时间完全取决于我们收到的邮件数量。为了更好地管理自己的邮件，尝试着每天少用5分钟，直到你觉得自己已经足够高效为止。这个最终时间就是你每天应该用来处理邮件的时间。  　　3．每读一封邮件就处理一封，不要看完整个邮件箱里的邮件再开始回复  　　首先浏览一下自己收件箱中的邮件主题，如果有些邮件相互之间存在着一定的联系，首先从这些邮件入手。  　　如果不是这样，按照顺序打开每一封邮件，然后开始进行必要的处理。不要把自己收件箱中所有的邮件都从头到尾读一遍，才针对某些邮件开始回复。这种利用时间的方法效率很低，因为如果你想要回复的时候，还需要重新再读一遍。如果你一封一封地处理每一封邮件，即刻采取必要措施，这就意味着：  　　★马上对发件人给予回复（这是比较理想的状况）；  　　★如果想要回复对方需要进行少量的其他工作，马上着手去做；  　　★如果处理这封邮件需要进行大量的工作，马上给予对方回复，告诉对方你什么时候会将相关事宜处理好。然后把这项工作放在自己的日程上，接着马上开始处理下一封邮件。  　　按部就班地处理每一封邮件，会保证你的收件箱里没有未读邮件。下面介绍的是按顺序处理每一封邮件的最佳方法，可以用“4个D”来概括：  　　★做（Do），也就是马上采取行动；  　　★分配（Delegate），也就是将这封邮件转发给其他工作人员，要求对方采取行动；  　　★记录（Diary），回复对方邮件，然后记录下来，稍后进行跟进；  　　★删除（Delete）。  　　下次再打开自己收件箱的时候，使用“4个D”的方法来处理每一封邮件。 　4．每天把所有的邮件都处理完  　　在每一天结束的时候，保证自己的收件箱没有任何未读邮件。这样你第二天就可以重新开始了。把自己的收件箱用做文件保存系统是非常没有效率的事，坚持每天处理所有的邮件，不仅可以变得更有效率，而且让你在一天结束的时候，对自己处理邮件的能力信息十足（从我最开始写这一章开始，就一直在使用这条建议，对我来说，它很管用）。  　　5．给某些人直接打电话，不要浪费时间写邮件  　　如果收到的邮件是需要和对方讨论才能做出回复的