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* 案例 情感指数的计算与调整 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以，这句话的情感指数为“－2”。 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。 3.增加情感指数的方法具体而言，增加情感指数的方法有如下四种： ? 增加第二人称代词 这是一种最为直接的方法，即在讲话稿中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词，单数或者复数的都可以，。 ? 增加第三人称的专有名词 所谓的“第三人称的专用名词”有很多，例如“消费者”、“纳税人”以及“员工”等，这些专有名词出现在讲话稿中也是一种对目标读者的尊重。 * 课堂练习 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。 “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到A公司的必威体育精装版信息而感到尴尬不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道必威体育精装版一切的消息，……”。 答案：在案例所处的情形中，该客户经理基于这次会议的事情与小王的沟通应该是一种商量的口气，这样才能使得小王能够更好地接受并在以后的工作中予以改进。因此，在沟通的邮件中，该客户经理应多用一些祈使句和鼓励性的话语，同时将自己与小王放在比较共同的立场上来对问题进行讨论。按照这样的思路，这封邮件可以改为以下的形式： “小王，非常感谢你让我参加了昨天的电话会议，会议之后，有一点很明显的就是，你和我需要想出一套方法来，确保我能够及时了解到A公司的信息。我们需要更为有效的合作，你认为该怎么处理这件事呢？你能否在工作的每一个阶段中都及时告诉我必威体育精装版的消息？咱们明天碰个面商量一些行动计划，怎么样？……” * 努力做到以读者为尊 实际上，所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。如果说情感指数是倡导在表达方式上要注意能够多提及目标读者，那么“读者为尊”就是在强调讲话稿撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。 以下是两种不同的表述，可以很明显地看出其中的区别： ? 一般的表述：“我很高兴的宣布，我们公司在2005年度超过了预期的目标，完成任务了”； ? “读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2005年超过了我们预期的目标”。 * 第九章 如何规范地办理公文 一、发文的处理 二、收文的处理 三、办结公文的处理 一、 文书工作概述 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条 文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）。 * 公文处理程序总示意图： * 1．文书工作的任务 1．文书工作的任务 A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的沟通与协调和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理；d.文件必威体育官网网址； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。 2、文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。 * 3、文书工作六项原则 A.准确无误 B.及时迅速；C.安全必威体育官网网址； D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。 二、发文处理 1、发文处理五环节 交拟 拟稿 审核 签发 印刷 校对 用印 登记