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文書組業務介紹 職掌： 公文收發及管理、印信管理及郵件管理 位置及聯絡方式： 行政大樓1樓；校內分機1105至1108 報告人 沈能情 中 華 民 國 100 年 9 月 19 日 目　錄 一、公文管理 1.文書處理之法令依據(請參閱) 2.文書處理流程圖(請參閱) 3. 公文處理程序注意事項 3.1 收文 3.2 擬稿 3.3 發文歸檔 3.4 借調檔案 3.5 公文稽催 3.6 公文展延 3.7 公文改分 4.如何操作公文製作及管理系統(請參閱) 5.附錄(請參閱) 二、郵務管理系統 三、用印業務 法源依據 檔案管理局-檔案法、機密檔案管理辦法、檔案電子儲存管理實施辦法、機關檔案保存年限及銷毀辦法、機關檔案點收作業要點、機關檔案檢調作業要點、檔案分類編案規範、機關檔案編目規範、機關檔案管理作業手冊、機關保存價值鑑定等相關檔案管理規定 行政院研考會-文書暨檔案管理電腦化作業規範、文書流程管理作業規範等 行政院秘書處-文書處理手冊、機關電子公文交換作業辦法 相關規定可至文書組或至主管機關網頁參閱.tw 公文系統作業流程 公文處理程序注意事項- 收文 一、公文處理時限規定 公文自收文、會核、會簽、辦稿至呈判，其處理期限，除經 單位主管批定者，應依限辦理外，餘由各單位視公文性質分 別規定如后： （一）一般公文按「最速件：1日」、「速件：3日」、 「普通件：6日」之時限辦理。 （二）限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理， 其處理期限包含假日計算在內，例如：來文要求 「文到10日內見復」，於10月9日收文，依其計算 標準，國慶日等假日計算在內，從10日起算，應 於19日辦結，其限辦日期為10月19日，若來文要 求「文到1個月內見復」，則其限辦日期為11月10 日。 公文擬稿 一、公文承辦同仁及各單位主管在簽辦或核稿時，請在公 文蓋章或簽名並註明日期與時間(例如11月8日16時30 分，得縮記為1108/1630) 以明責任，並依分層負責 表註明「第 層決行」，以加速公文流程。 二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應 於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附 件歸檔規定請參考公文附件歸檔之相關規定。 三、來文要求函復必需收發同號，不可先存查再另行創號 復文。另為爭取時效同仁們可以簽稿並呈或以稿代簽 方式連同來文辦理復文。 四、擬辦之復文應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便 查考。 五、函稿有二頁以上應裝訂妥當，並加蓋職名章，同時於 每頁之右下角加註頁碼。 發文及歸檔 一、請檢查是否有漏會、未經主秘核稿、未核判決行之情形。 二、函稿之受文者（正、副本）請填寫正確名稱，勿使用簡稱。 三、不常往來之單位、個人，請註明正確地址及郵遞區號（ 3+2 碼可至.tw/post/internet/f_searchzone/index.jsp?ID=190102查詢），並於函稿勾選傳遞方式（如自送、印 刷、平信、限時、掛號、限掛、回執、快捷、電子交換 等）。 四、聯絡人姓名及電話、電子郵件信箱、傳真電話等亦請詳填，以便利聯 絡。 五、應檢查附件是否齊全，附件需用印（如合約書、計畫書、申 請書等）處請浮貼標示籤，以免漏用印。附件如不歸檔請於 函稿上勾選附件不歸檔。 六、函稿陳核後，請至公文製作系統中點選傳至繕發（除特殊狀 況， 以E-Mail傳至document@.tw文書組信 箱） 。 發文及歸檔(續) 七、電子發文迅速省郵資，採用電子交換單位之查詢，可於教 育部公文電子交換入口網站.tw的 「機關群組全銜查詢」選項，輸入欲發文機關便可知道是 否為可接收電子發文的單位。 八、若附件為無用印之文件，亦可以電子檔的方式做為公文 電子交換的附件，因此電子交換之公文，附件若有電子 檔，請併同公文函稿送繕發。 九、公文歸檔之順序為公文單（創稿單）-函稿-函稿附件-來 文公文-來文附件。另因應公文橫式書寫及文書處理相關 規定，公文頁碼編寫應於右下角編寫頁碼，雙面時於背 面編寫於左下角，裝訂邊在左側，函稿如超過2頁需加蓋 職名章，騎檔號及保存年限，請依照本校檔案分類及保 存年限區分表規定