办公设备日常管理制度教材.doc

办公设备日常管理制度 第一章 总则 一、目的 为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。 二、适用范围 本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、白板、笔记本电脑、桌椅等。 三、相关部门职责 1、行政部，主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。 2、设备使用部门，主要负责办公设备的申购、使用、日常养护及保管等事宜。 第二章 办公设备日常管理 一、办公设备的申请和购买 1、工作人员根据实际需要购置的一般办公设备，应先至行政前台处领取并填写《物品申购单》，报部门负责人、行政部、总经办批准后方可购置（详见附件1表）。 2、经审批后由总经办派专人购买。 二、办公设备的领用 1、设备需求部门根据审批的《物品申购单》到行政部前台处领取。 2、对部门领取的设备进行编号，以便盘点。 三、办公设备的使用和保养 1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。 2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。 3、行政部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。 四、办公设备维修管理 1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政部处理；行政无法处理的，由行政部联系供应商统一报修。 2、在保修期内的设备，行政部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。 五、建立维修档案 1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由行政部统一管理，主要包括设备名称/型号、使用人、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位、维修日期等（详见附件2表）。 2、行政部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。 六、办公设备使用监督 1、行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。 2、行政部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。 七、办公设备的盘点及赔偿 1、行政部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。 2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。 八、办公设备的报废处理 1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，由使用人提交《物品报废申请单》至部门负责人、行政部/总经办、总经理签字确认后方可作报废处理(详见附件3表)。 2、对决定报废的办公设备，行政部应做好档案管理工作，将《物品报废申请单》逐月、逐年进行归档。 3、已报废物品由行政部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。 第三章 办公设备分类管理 一、电脑的使用管理 （一）专人收管 1、每台电脑指定专用人员，负责日常操作，其他人员不得随意使用。 2、使用人员应保持电脑外观洁净，并定期清理垃圾。 （二）电脑的操作规定 1、严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。 2、不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。 3、严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。 （三）病毒防护 1、对于计算机软件的安装（院限制安装软件除外）由使用部门自主决定。 2、任何电脑不得安装任何游戏软件。 3、软件使用前要确保无病毒。 （四）硬件保护 1、未经行政部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。 2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。 3、硬件维护后，必须将所有设备复原。 4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。 5、各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。 6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 （五）电脑的保养 1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。 2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。 二、电话的使用管理 1、电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。 2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。 3、禁止拨打私人电话，电话出现故障的可报行政部进行维修。 三、打印机、复印机的管理 1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。 2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。 3、禁止打印或复印私人资料。 四、传真机使用管理 1、传真机放置于行政部办公室，其他部门若需使用时至此处使用。 2、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。 3、每天下班后，传真设置成自动接收，