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浅谈文书立卷归档 【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的相互联系和规律进行立卷归档。本文将对文书立卷归档做简要的分析。 【关键词】：文书；立卷；归档 对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。这个过程，就是文书的立卷与归档。文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。[1] 文书立卷的意义 文书立卷有很重大的意义， 第一，有利于今后的查考和利用。文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。 第二，有利于文书的安全完整。立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。 第三，为档案管理奠定基础。立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。 因此，文书立卷直接关系到档案的管理。高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。 二、文书立卷的对象和范围 文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。具体有以下几个方面： 第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。 第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。 第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；对于批复或答复单位来说，在批复件或复函发出后，就算办理完毕，可以归卷。 第四，涉及面较广的综合性文书，往往又产生许多具体工作的文件。只要其中某一项具体工作结束，相应产生的具体文件就算办理完毕。第五，信访案件、工程建设等专门性文件，一般在所涉及的案件或工作完结后，才算办理完毕。[2] 文书立卷的范围包括：第一，上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文件。第二，本机关活动中产生的反应本机关主要工作职能活动的基本情况，以及今后工作需要查考的文书，包括这些文书的定稿、讨论稿、修订稿。第三，下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。第四，平行机关与本机关业务有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。 文书立卷中，要反对两种倾向：一是该归不归，即文件材料残缺不齐，不能全面系统地反映机关活动的工作面貌；二是“有问必档”，即把没有保存价值的文书，如一般的参考资料、重复的文件等，也立卷归档，造成无效劳动，浪费人力、物力和财力。 三、文书立卷的要求 文书立卷，第一，必须要遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。每个社会组织在其公务活动中产生的文件，不是孤立的，它是这一社会组织本身工作活动历史的记录。文件与文件之间的自然联系，反映了特定的社会组织活动内在的联系，同时也体现了特定的社会组织之间的工作联系。只有把一个社会组织在一定时期内产生的全部文件和收到的全部文件收集起来，在此基础上，根据文件自然形成的规律和文件之间的联系进行立卷，才能真实全面的反映这一社会组织工作活动的历史面貌以及它与其他社会组织的历史联系，才能为今后的查考利用提供完整的、系统的历史凭据和历史资料。 第二，正确鉴定文书的价值和保管期限。每一份具体的文书，反映社会组织工作活动面貌的作用是不同的。作用不同，其价值也不同。因此，文书立卷，要在收集齐全的基础上，先鉴定每份文书有无保存价值。对没有保存价值的文书，应予以剔除。然后对具有保存价值的文书，区别其保存价值的大小，同时确定其保存期限。确定文书保存价值和保存期限的原则是（1）凡是反映本组织主要职能和基本历史面貌，并且需要长远利用的文书，应当确定为永久保存。(2)凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，并且需要在相当长时期内查考利用的文书，应当确定为长期保存（16年至50年）。（3）凡是反映本组织一般职能活动和基本历史面貌，需要在短期内查考利用的文书，应当确定为短期保存（不超过15年）。[3] 第三，便于保管和利用。便于保管和利用，既是文书立卷的目的，也是文书立卷的要求。为此，应当做到：（1）采用适当的技术，按一定的要求，对立成的案卷进行加固，防止文书散落和直接磨损。（2）编制详细的目录，以便于查找。（3）限定卷内文书的数量，不至于太厚或太薄，一本案卷的厚度一般不超过200