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文件管理培训 卓一/卓凯公司目的 为了使本厂质量管理体系的各类文件的制订、发放、使用、作废能有效得到管理及控制，使各部门能及时、有效的收到并阅读相关文件，使文件的时效性、效率能充分利用。 文件的编写 1、流程文件及通知由行政部组织有关人员编写； 2、各部门工作说明书文件及工厂内部文件由本部门负责人组织有关人员编写； 3、技术文件由技质部组织有关人员编写； 4、合同由销售部组织有关人员草拟。 文件的审核 1 、所有文件在完成起草工作以后，应报送本部门主管审核和相关部门主管会签。 2、审核内容为：文件的充分性和适宜性。 3、会签原因：主要是审核文件所涉及的相关部门的接口处理。 文件的批准 所有出台的新文件、制度由总经理批准后颁布实施。 文件的发放、变更及回收 1、公司文件统一由行政部打印、复制，并加盖“受控文件”章，按审定的发放范围进行发放，并作好发放签收记录；而技术部的图纸、工程变更通知由技术部管理；销售部的订单及合同由销售部管理； 2、 部门因工作需要要求增发文件时，应向行政部提出书面申请； 3、因破损而重新领用的新文件，发放号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，管理部门作好相应回收发放签收记录，填报《文件分发/回收登记表》； 4、工厂结合实际情况对制度及现有要求进行评审，对各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时对文件予以更改。 5、各相关部门根据实际运作的变更提出文件的修改、废止，填写《文件更改补发作废申请表》向管理者代表提出修改、废止建议，管理者代表组织管代助理及各相关单位/人员对相关文件进行审查，须经总经理批准后方可予以发放，并作好发放记录。 6、因应文件之修订或作废，须回收旧版文件，并加盖“作废”文件章，以避免重复使用；有关职能部门将已批准的变更内容交文控中心统一进行更改或更换改版，如在原稿上更改，不得使用涂改液，更改需加盖“卓凯行政部“专用章并注明更改日期。 7、回收之旧版文件由行政部文控中心统一销毁。若因资料积累而保存旧版文件，视为参考文件，盖“参考文件”章进行识别，并与其他文件隔离放置，以防止误用。 8、行政文控发行新版文件或作废文件，应记录在《文件一览表》，并注明发行情况；连同电子版共同更新。 文件的保管 发放至各部门之副本文件，由各部门主管负责保管（学会使用专用文件夹分类保存），行政部会不定期进行5S检查。 可使用以下方法 第一步：进行分类 第二步：做好封面及目录 第三步：文件按目录编码排序 文件管理作用 让您的文件资料使用更安全、方便，版本控制更精准 提高您的效率，减少公司员工重复工作量 让您不再有丢失文件资料的痛苦 让公司（团队）高效、紧密的共同协作 请大家利用好这个方法，管理好自己的文件 * * *