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第七章 Office XP其他使用技巧 7.1 整理你的任务栏 如果你同时打开多个文档进行工作，Windows任务栏将会变得拥挤混乱，因为任务栏上为每个文档都显示了一个图标。要想使你的任务栏变得整洁，需要更改一些设置使得对每个Office程序只有一个图标被显示在任务栏上。操作如下:在你的Office程序的“工具”菜单中点击“选项”，然后点击“视图”选项卡，去掉“任务栏中的窗口”选项前的复选框（图1）。 图1 7.2 用键盘快捷方式打开智能标记菜单 通过将智能标记与键盘快捷方式结合在一起使用，你可以利用智能标记节约更多的时间。当你键入可被智能标记识别并标记的文本时，在文本下面会出现一个虚点线（智能标记识别符）。用箭头键把光标移到加了标记的文字上，然后按下“Alt+Shift+F10”。此时你就可以从出现的操作菜单中选择操作了。 7.3 通过任务窗格更简便地访问有用的信息 在Office XP中，你可以使用不同于对话框的一种新方式——“任务窗格”来进行特定的操作或选择选项。通过任务窗格，你可以有哪些信誉好的足球投注网站、打开或启动一个新文档、查看剪贴板内容、对文档和演示文稿进行排版，甚至访问Web。 要查看任务窗格，请执行下列操作:打开任一Office XP程序，在“查看”菜单上，单击“任务窗格”。 7.4 恢复特性，不再损失工作成果 Office XP试图在出现故障时保存并恢复你的文档。如果出现错误，将自动出现一个“文档恢复”任务窗格。 要使用“文档恢复”任务窗格来恢复文档，选择“恢复此文档”，单击“关闭”，然后从“文档恢复”任务窗格打开恢复的文档。如果程序没有响应，你可以使用一个新的“Office 应用程序恢复”实用程序来保存数据。方法如下: 单击“开始→程序→Microsoft Office工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”，选择没有响应的程序，选择“重新启动应用程序”或“结束应用程序”。 你还可以使用“打开”对话框中的“打开并恢复”选项，来尝试修复一个损坏的文档。 7.5 快速查看长文档 当我们编辑很长的一篇文档时，都喜欢把文档的标题放在最上面，好让人对文档的大概内容有一个大致了解。但是我们要查看某一个标题下的内容时，还需要不断拖动滚动条，才能找到与之相对应的内容。其实，我们也可以利用Office XP的超链接功能来简化我们的工作。 1.首先得设置一个书签，方法是将光标定在需要浏览到的文字处，然后单击“插入→书签”命令，会弹出对话框（图2），输入书签名，然后点“添加”即可; 图2 2.设置好了书签，下面就要创建超链接到书签了。选中相应的标题，然后单击“插入→超链接”命令，在弹出的对话框右部选择“书签”按钮，弹出对话框，在这里可以选择相对应的书签名，然后点“插入”即可; 3.这时，你点击刚才选中设置超链接的文字，就可以转到与之相对应的书签处，免去了拖动滚动条慢慢寻找的痛苦。 除了可以链接到文件之外，我们还可以链接到电子邮件，方法也很简单。选中要代表电子邮件地址的文字，然后打开“插入超链接”对话框，输入电子邮件的地址，然后点“确定”，这样，当你点击相应的文字时，系统就会自动打开邮件收发程序。 7.6 得到Office的“日积月累” 想要得到技巧和窍门吗？你可以通过Office助手得到“日积月累”。想要得到“日积月累”可以进行以下操作: 单击Office助手，如果Office助手处于隐藏状态，单击帮助菜单中的“显示Office助手”，出现助手图像，右键单击该图像，选择“选项”命令，在选项卡中选择“启动时显示‘日积月累’”复选框（图3）。 图3 7.7 使用剪贴板批量复制内容 一说到剪贴板，读者一定会想到Windows操作系统的剪贴板吧，其实在Office XP里也有一个剪贴板程序，而且功能比Windows的剪贴板程序更强大。它不像Windows的剪贴板只能提供同一个内容的“复制”或“剪切”工作，Office XP的剪贴板程序可以复制多个内容，而且在所有的Office程序之间都可以粘贴。 下面我们就来看看如何利用OfficeXP的剪贴板简化我们的工作。 1.首先打开我们需要的文档，然后选择需要复制的内容，运行编辑菜单里的“复制”或“剪切”命令，这个时候，所选的内容就已经被放到Office XP的剪贴板之中了; 2.再任意打开一个其他的Office应用程序，运行“编辑”菜单的“粘贴”命令，这个时候，在第一步选中的内容就会出现在目标应用程序的窗口之中; 3.当我们复制的内容超过一个的时候，“剪贴板”就会将其中的内容列出来（图4），我们可以选择需要粘贴哪些内容。对于要粘贴的内容，我们只要单击，就可以复制到应用程序之中去了; 图4 4.Office XP