商务秘书教程第1章解读.ppt

第一章 商务秘书概述 第一节 商务秘书及商务秘书工作 商务秘书（一） （一）概念 商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。 商务秘书（二） （二）商务秘书的类别 初级商务秘书 1、影响力和辅助作用 中级商务秘书 高级商务秘书 公关型 参谋型 2、素质、能力、职责 秀才型 技能型 办事型 商务秘书部门 （一）商务秘书部门职能 1、处理文书 2、管理信息 3、监督检查 4、综合协调 5、办理事务 商务秘书工作（一） （一）商务秘书工作的特性 辅助性——辅助地位、从属地位 政策性——以身作则、不可监守自盗 综合性——全面性、多样性、系统性 事务性——细致周密、认真负责 商务秘书工作（二） （二）商务秘书工作的主要内容 1、日常事务性工作 环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、必威体育官网网址工作、档案工作、信访工作等。 2、上司指派性工作 辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。 3、主动创造性工作 信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。 商务秘书工作（三） （三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、必威体育官网网址 商务秘书的职业状况 （一）商务秘书面临的新挑战 1、全球化的视角 2、科技的飞速发展 3、管理理念的变化 4、人力资源的新要求 5、企业文化的变迁 案例：朋友与原则 赵青是经理办公室秘书，负责办公用品的领用以及款项的报销。周一赵青正在电脑键盘上忙碌，她的好朋友——研发部的张然走进了办公室。张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱，顺便领两箱A4的纸。公司规定周二才能报销和领用办公用品，因此，赵青让张然隔天再去。张然不依，把报销票据推到赵青面前赵青拿起票据一看，上面没有领导签字，感到十分为难。面对着不达目的不罢休的张然，赵青妥协了，用自己掌握的零用现金给她报了帐，又从库里拿了两箱纸给张然，张然满意地走了。 在上述案例中，赵秘书犯了什么错误？你怎么看待公司关于报销和领用办公品的规定？假如你是赵秘书，你会如何处理这件事？作为秘书，应怎样正确处理公事与私事之间的关系？ 公司对于办公用品的领用一般都由专门的秘书负责，目的是为了既能保证供应又能防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间，一般都规定一个专门领用办公用品的时间，让大家集中领取。再者，规定秘书掌握一些零用现金，目的是方便小额的报销。但是同时也规定，报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效，秘书见签字才能办理。赵青碍于情面，为自己的好朋友而破坏了公司的规定，是十分失职的。 第二节 商务秘书的工作环境 商务秘书的外部工作环境 （一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境 （二）商务秘书工作具体的外部环境 商务秘书的内部工作环境 （一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适整洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境 环境适应与环境改变 （一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要学会在适应环境中逐步改变环境 第三节 商务秘书的职业形象与综合素质 商务秘书的职业形象设计（一） “礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。” ——英国哲学家约翰?洛克 商务秘书的职业形象设计（二） 商务秘书的职业形象设计（三） 商务秘书的职业形象设计（四） 商务秘书的综合素质要求（一） （