《会议及会议室管理办法.docVIP

文件制订/修订履历 编号 制/修订日期 制/修订原因 制/修订内容 文件会审 / 签 名 □总经办 □财务部 □市场营销部 □生产部 □开发部 □外贸部 □采购部 □人力资源部 1.0目的 规范会议制度，提高会议效率和效果。确保开会必有决议；决议必有执行；执行必有效果? 2.0范围 周会、月会、年会，生产、品质异常等临时会议及管理评审与内部审核的首末次会议? 3.0权责 3.1总经理/总经理助理或人力资源经理或管理者代表 3.1.1主持月会、年会，必要时列席临时会议，对会议中的提议形成决议； 3.1.2 指定会议通知、记录、与会议决议所采取的相关措施之跟进者。 3.2临时会议召集/主持者 3.2.1针对需讨论问题通知相关部门负责人/管理人员参加会议，视必要提请总经理/总经理助理或管理代表列席； 3.2.2确保形成会议记录，在总经理/副总经理或管理者代表未列席情况向其汇报会议决议，必要时提请承认或批准； 3.2.3跟踪会议决议事项的处理与效果。 3.3 参会人员 3.3.1准时参加会议，视要求准备会议所需资料，参与议题讨论； 3.3.2执行决议中涉及本部门问题的处理； 3.3.3视会议指定，履行记录、决议措施的跟进任务。 4.0会议管理办法 4.1会议区分 会议 区分 主 席 主持人 记录人 参加人员 频次 会议召开的相关内容 记录保存 周 例 会 总经理或总助 行政经理 总助或 各部门负责人 每周次 本周工作计划； 部门间相关问题协调； ④资源需要等； ⑤工作分享。 1年 产 销 会 市场营销经理 PMC 生产副总、生产主管、PMC、采购、销售 每周一次 本周订单销售完成情况； 本周物料供应情况； 本周生产订单情况； ④下周销售计划； ⑤下周物料供应计划； ⑥下周生产与人员安排计划； ⑦其它事项。 半年 续上表 会议 区分 主 席 主持人 记录人 参加人员 频次 会议召开的相关内容 记录保存 管理 评审 会议 总经理 管理者代表 总经理助理 各部门负责人、内审组长 每年次评审内审结果及跟进状况； 评审顾客满意与供应商情况； 评审质量方针与目标实现情况与适宜性； 3年 年会 总经理或总助 行政经理 总秘 各部门负责人 每年一次 上年度工作总结； 本年度工作计划； 本年度重大项目、工作开展计划； ④本年度其它事项。 3年 临时会议 总经理或总助或管理者代表 总助 各部门负责人 不定时 生产、品质重大异常； 顾客严重投诉、退货； 工厂重大事宜通报； 其它突发问题决议等。 1年 4.2会议通知与准备 4.2.1原则上除临时会议时间不确定外，周会于每周一16:00进行；产销会于每周六上午10：00时举行；管理评审会议于每年12月份下旬进行；年会于每年春节后上班第3周五晚上进行；年度会议的具体时间应提前1周通知。 4.2.2会议召集者应依据会议区分与性质，于会前以书面或口头方式通知需要参加会议与列席的人员。 4.2.3会议主持者与参会人员应根据相应的会议内容作会议内容资料准备，会议期间，参会者所涉及的职能或部门工作应提前作好安排。 4.3会议召开 4.3.1所有需参加会议的人员，除经过请假批准外均应准时到场，并在《会议记录》上作会议签到，缺席与迟到以《员工考勤管理办法》处理。 4.3.2 会议的内容由指定的会议记录人员作记录，并于会后整理交会议主持者审查，交主席或总经理核准，会议必须包括会议主题与会议决议（包括处理时限），并确定相关责任人。 4.3.3 经总经理/总助或管理者代表核准的会议记录，视必要分发至总经理/总助与相关部门备查。 4.3.4主持人应保持会议议程的有效性与时间性控制，应控制会议气氛和每位发言人受尊重的需要。 4.3.5参会人员发言讨论或争论问题或事项时应尊重主持人和对方，不得随意打断对方的讲话和观点，不得进行人身和语言攻击，要控制自己的情绪和言行；做到和谐会议、和谐决议。 4.4 会议决议的处理与跟进 4.4.1 会议决议事项，责任部门负责人应在确定的时限内完成，必要时由会议主持者填写《纠正及预防措施要求表》，分发至责任者（部门）。责任者应于将执行的情况记录于该表，并反馈至措施要求发出者验证措施效果。 4.4.2 会议决议的处理效果应向总经理/总助或管理代表反馈，如未达成预期措施要求结果，责任部门应再次采取有效措施。 4.4.3会议决议处理结果主持人应在时限到期之周会给予跟进执行效果，对于未执行或执行不到位的责任人给予处理；并重新责令处理时限。 4.5 会议相关记录的保管存查与利用