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文书档案管理中办公自动化的应用 　　摘 要：时代在发展，文书档案的管理工作也在不断适应时代的需求，这就需要借助时代的力量。电子信息技术是时代的产物，电子信息技术实现了办公自动化。将办公自动化应用于文书档案的管理，现代文书档案管理的要求，是促进文书档案管理不断完善的重要途径。本文就办公自动化在文书档案管理中的应用，简单分析了其中利弊，以及应对方法。 　　关键词：办公；文件；档案管理 　　文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一谈自己的见解。 　　一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 　　1.实现信息共享 　　在手工操作管理中，单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。 　　2.提高工作时效 　　传统的文书管理工作有“三难”。一是立卷难，二是管理工作难，三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在那一年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。这时，如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就困难了。知识经济时代的今天，现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，提高了归档质量，检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。工作不再是累人的差事，而成为其乐无穷的视野开拓。 　　3.提高档案管理工作的质量 　　档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全同一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作，处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案进行办公自动化管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。 　　二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题 　　1.电子文件必威体育官网网址性受限制 　　电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件必威体育官网网址性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。 　　2.对档案综合管理人员要求高 　　实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 　　3.档案标准化、规范化水平有待提高 　　目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。 　　三、对策 　　1.办公自动化系统内、外网隔离 　　在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最