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巧用ACCESS数据库管理工程资料 　　[摘要]工程资料的管理工作是工程项目管理的一个重要环节，利用ACCESS数据库二次开发的程序，进行工程资料管理，有能实现工程资料管理无纸化、大幅提高工程资料管理效率、缩短收发资料流程时间、降低收文登记错误、遗漏等优点。本文根据在实际工程中的具体应用，介绍了如何利用ACCESS二次开发程序进行工程资料的管理工作。 　　[关键词]二次开发 ACCESS数据库 工程资料管理 无纸化办公 　　[中图分类号] G250.74 [文献码] B [文章编号] 1000-405X（2015）-9-226-3 　　1二次开发ACESS数据库管理工程资料的背景 　　大型建设工程中工程资料的流转和管理传统管理方法均为纯手工或简单的电子表格记录管理，作业人员工作量大、过程繁琐、重复性劳动强度大、作业过程容易出错。为了提高管理工程资料效率，减少作业人员劳动强度，减少重复劳动，降低成本，特利用ACESS数据库二次开发程序管理工程资料。 　　笔者利用ACCESS数据库二次开发的程序管理大型火电工程建设项目工程资料，通过实践证明利用ACCESS数据库管理工程资料除具有无纸化和无软件成本的优势，也具有提高工程资料管理效率，降低资料登记错误数量等优点。下面简单介绍一下此数据库的制作过程，并就实践应用情况做一推广阐述。 　　2程序介绍 　　2.1使用本程所需的条件 　　●装有WINDOWS操作系统的电脑 　　●装好软件OFFICE系列软件中的ACCESS数据库软件 　　●把ACCESS数据库工程资料管理程序建立好或拷贝进电脑 　　●按照各工程特点进行少量设置修改并输入初始信息 　　●具有初级OFFICE软件操作能力的员工 　　2.2数据库的基本介绍 　　数据库是利用ACESS数据库平台建立的，其表达和存储方式为有逻辑关系的表，每一张表有表头，有内容；表与表之间有逻辑关系，互相链接、查询、索引。这些表与表之间的逻辑关系，表达和管理工程所需要的数据。 　　举例：建立第一张表（简称表1）是监理部的人员统计表，里面有序号、人员姓名、职务、联系方式等内容；建立第二张表（简称表2）是监理部专业分工表，里面有序号、专业名称、专业代号等内容；建立第三张表（简称表3）是监理工作联系单发出统计表，里面有序号、发单专业、发单负责人、发单日期、回复日期等内容。其中表3中的发单专业是从表2的专业名称中链接过来，表2中专业名称建立了多少专业，表3中就可以索引相应专业；同样表3中的发单负责人链接表1监理部人员统计表中的人员姓名。当表1、2动态变化，表三也随之变化，从而达到数据的动态管理，保证数据的唯一和统一。三张表逻辑关系如图（a）所示： 　　3实践应用操作 　　实际操作前需要说明的是这些操作都建立在数据库（工程资料管理表与表间的逻辑关系、查询等）已建立好，或者将建立好的数据库拷贝进电脑后，才进行的以下实际应用操作： 　　3.1第一步，启动后，打开已经建好的ACCESS数据库所在的文件夹，如图（b），在文件上双击鼠标左键即可打开所需文件： 　　双击打开图（b）中《工程资料管理》后，可看到如图（c）界面： 　　在图（c）中所示界面左侧可看到：已设立好一般工程资料的分类（如图（c）红圈内所示）。 　　在收到工程资料后即可按照文件类别双击进入相应表名，进行工程资料登记。 　　3.2 在第一次进入本程序时，应先双击打开表《监理部专业列表》 　　表《监理部专业列表》打开后如图（d）所示，在《专业名称》表内进行专业代号及专业设置输入，第一次进入应设立好。此表为配合其它表而建立，方便了工程资料按专业分类，便于日后索引查询。 　　3.3 再双击打开《监理人员名单》，打开后如下图（e）所示： 　　（1）图（e）《监理部人员名单》表内已输入了一些项目部人员名单，第一次进入应输入好。此表被链接到其它表中人员一项。在其它表中，处理人一项为下拉菜单选择。 　　（2） 图（e）所示《监理部人员名单》表也是项目部的联络表。联系方式，专业分工一目了然，可打印也可复制做其它用。 　　3.4 上述两步在第一次进入建立好后，就可以开始日常工程资料管理工作了。举一个具体表例，如双击打开图（c）所示中《见证取样单》，可见到图（f）所示界面。 　　如图（f）所示，《见证取样单》表打开后，收到“见证取样单”后即可按表头登记。在登记过程中内容大多数内容为下拉菜单选择，只有少数项目需要键盘输入。 　　图（f）中红色画圈部分即为下拉菜单样例。 　　3.5再举一个《监理工作联系单》样例，如图（g）。 　　4实际应用中更改数据库设置的方法 　　因为工程各有特点，表内的一些具体内容需要做调整。在ACCESS数据库中这些调整非常容易。根据内