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神州数码项目管理案例1：向项目管理要效益 作者：石海东 1.IT服务的特殊性：签单越多，有可能亏损越多 神州数码自2000年之后，软件服务从硬件系统集成中剥离出来，成为一个独立运作的业务单元。业内的趋势已经非常明显，硬件系统集成的利润快速下滑，而软件服务业务则被寄予厚望。然而神州数码自专注于软件服务业务之后，却发现面临一个完全不同的业务规则。虽然软件服务业务看起来毛利很高，但实际上非常难以盈利。项目越签越多、单子越签越大，但是出的问题也越来越多，大量的项目陷入严重的困境，项目经理苦苦挣扎，但客户满意度依然不高，后续的款很难收回。甚至有的大型项目陷入濒临失败的状态，公司高层不断的出去救火。一两个问题项目可能连累整个公司受到严重影响。在这种情况下，神州数码彻底的从硬件销售和硬件系统集成的思维中摆脱出来，开始认识到软件服务业务有其特殊性，软件服务业务的盈利增长，并不是依靠市场销售的“高歌猛进”，而是要加强项目管理，将每个合同的利润真正做出来。这显然是神州数码的核心任务并且是一个长期的任务。2004年，神州数码总裁郭为先生总结出“项目管理能力是神州数码核心竞争力”的结论，并用“熬中药”来比喻项目管理能力建设的长期性。 2.影响项目盈利的重要因素 项目盈利的影响要素众多，但所有的IT服务企业必须迎接这个挑战。2000年神州数码成立了专职的项目管理部，对项目的状况进行了分析。分析的结果令人震惊。项目盈利可以简单的用项目收入减去项目成本，但项目成本的实际情况却有着严重的问题：从上图的成本偏差看，项目的成本偏差率分布很广，正偏差、负偏差比例都很大。而正偏差并非说明项目情况良好，而是项目预算明显高估。 进一步的分析发现，成本偏差的因素非常多，而原因绝对不是项目组乱花钱。2003年神州数码对成本偏差的原因进行了分析，当时排在最前面的五大问题是： 项目范围定义与管理 项目的估算、预算、核算过程 项目管控过程 资源管理与资源利用效率 软件工程技术与质量管理 为解决这些迫在眉睫的问题，神州数码自上而下对项目管理的进步花费了大量的精力。在过程中，神州数码逐渐发现，项目成功和项目盈利，在很大程度上并不取决于项目经理，而是与整个企业各层次人员都有密切的关系。即使项目经理很强，但是整个企业没有提供一个良好的项目管理环境和体系，项目也很难成功，更何况任何企业都不能保证每个项目经理都具备独立完成项目的能力。 3.项目型企业的每个层次都需要参与项目管理 神州数码是“项目型”的企业。整个业务就是一个一个的项目组成。项目级的管理——项目经理和项目组的能力——依然是项目成功的重要因素。但不是全部因素。在项目管控过程中，项目级的管理是难以解决所有问题的。比如对项目成功影响极大的“估算—预算—核算”过程。项目的估算是极为重要的项目管理环节。估算错误，计划就不准确，再优秀的项目经理也无力回天。过去常常觉得“不可思议”的情况就是，项目的标的往往很大，甚至一千万、几千万的软件服务项目，但最终做下来还是亏损很多。企业没有组织级的估算标准、项目经理“拍脑袋”估算而导致的项目估算不准确，是导致这种结局的主要原因之一。很多行业建立了很好的组织级估算的依据。比如工程建筑行业，无论是铺铁路、挖隧道还是盖楼盘，企业都有非常精确的估算数据标准。甚至国家也有相应标准，一个项目，要用多少材料，用什么机械会需要多少人工，都有国家级的标准。甚至房屋装修行业，无论是刷墙漆、铺地板、改电路，都有企业规定的估算标准，现场的工长只需根据企业估算标准进行计算就可以了。相反在科技含量较高的软件服务行业，神州数码当时并没有组织级的估算标准，项目经理还是“拍脑袋”进行估算。项目经理根据自己个人的过往经验，来推算当前项目的工作量与工期。这是相当危险的。因为一旦项目经理的经验不足，或者项目经理的经验与当前项目不符，就会出现严重的估算偏差。不仅仅在项目估算环节，在其他的众多关键环节，如项目实施方法、风险评估与应对、项目范围管理、实施过程控制、项目经验总结等等，项目经理都难以独自做出好的决定。因此，神州数码认为，整个企业必须构建出一套完整的项目管理体系，企业级的管理和项目级的管理需要密切配合，才有可能解决问题。 4.神州数码项目管理能力模型 神州数码最终建立的企业级项目管理模型如上图。神州数码认为，项目成功依靠两个层次的项目管理能力：项目级管理能力、组织级管理能力。而其中，组织级管理能力是企业核心竞争力的基础。组织级的管理能力包括7大方面： 关键点控制：项目组需要高层领导帮助的、或者高层领导需要密切关注的，是一些项目实施的关键点。包括项目的关键步骤，以及项目组难以解决的突发事件，如：风险、问题、事故、变更。通过项目管理软件系统，项目经理和高层领导随时沟通诸如“关键步骤”、“风险”