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公关礼仪文书概念 第三节 公关文书礼仪 学习要求： 学习导航： 一、公关文书的基本礼仪 公关文书是指组织或个人在公关活动中使用的书面应用文体。公关文书礼仪指的是写作公关文书时，语言运用、文种使用、体裁格式等所要遵循的礼仪规范要求。 公关文书是社会组织与公众进行沟通交流的重要载体，具有不可替代的宣传和协调功能，公关人员掌握文书礼仪尤为重要，公关文书的写作应当准确、适当地显示出礼仪规范。公关文书礼仪的基本要求是：根据不同的时机和对象，力求把文书写得恰如其分、恰到好处；对人的称呼要合乎礼仪习惯，格式要合乎规范，人称要与文书格式相适应并前后统一；涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到详实可靠。 二、信函类文书礼仪 感谢信、慰问信 感谢信是在收到贺信或慰问信、应邀赴宴、收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，向对方的关心、邀请、帮助表示谢意而写的信。慰问信是以组织或个人的名义表示向对方关怀、慰问的信函。慰问信分为三种:表彰慰问、节日问候和同情安慰。 1.格式 标题：正中写“感谢信”或“慰问信”。 称谓：写对方单位名称或个人名称，个人姓名后加“同志”或“先生”等尊称。 正文：感谢信要写清对方的优秀事迹，感激对方的支持和帮助，并阐述事迹好的结果和影响以及向对方学习的态度和决心。慰问信写明代表组织或个人慰问对方，概述对方的先进思想、事迹，或战胜困难、舍已为人、不怕牺牲的高尚品质；或者简要叙述对方所遭受的困难和损失，表达对此关切的程度。 结尾：写表示感谢或慰勉的词语，如“此致/敬礼”或“困难是暂时的，最后的胜利一定属于我们！”等。 落款：单位名称或个人名称和写信日期。 2.写作要求 一要文字精炼。感谢信简练地叙述出要感谢的人物和事件，慰问信恰当地表现出钦佩或同情之心，都不可漫无边际地大发议论。 二要话语得体。感谢信要饱含感激，使对方感受到由衷的谢意和诚意。慰问信不可指责对方的过失，切忌勾起对方的痛苦回忆。 3.范文 感谢信 中国科学院半导体研究所： 您好! 您的捐款已经收到。我们将遵照您的意愿，用于您所指定的项目。您的善举将给受助人带去温暖?? 爱心无界，情义无价。或许我们素昧平生，但“人道、博爱、奉献”的红十字精神将我们相互联系起来，您和许许多多无私奉献的人们，用颗颗爱心汇成了红十字爱的海洋。您的高尚品格、助人为乐的行为将永存于我们和受助人心中?? 遗憾的是不能面见答谢您，在此谨以书信一封表达谢意。请接受中国红十字会代表受助人对您的衷心谢意!同时也感谢您对中国红十字事业的信任与支持! [1] 中国红十字会总会 XX年2月5日 【a3】致离退休干部职工的慰问信【/a3】 电子邮件 电子邮件，简称E—mail，是利用计算机网络提供信息交换的通信方式。电子邮件使用方便、投递迅速、收费低廉、易于保存，因此得到了广泛地应用。电子邮件是公关人员首选的现代化信息交流手段。 1.格式 电子邮件格式与一般信件类似，需要填写邮件主题词。 2.写作要求 一要主题明确。主题归纳得当，可以使收件人对整个电子邮件一目了然。 二要简明扼要。将想要交流的事项说清楚，保持邮件的简短。尽量不要传递容量太大的文件，以免传送失败。 三要认真检查。写完邮件后，检查用词和拼写，尽量不写生僻字、异体字，以便于阅读。不发送或转发垃圾邮件。 三、仪式类文书礼仪 [1] 中国科学院半导体研究所所务公开网, XX年3月10日, http://:8080/info_www/news/?infoNo=7463. 请柬 请柬是组织或个人用于邀请客人参加庆典、聚会、宴会、展览会等活动时使用的礼节性信件。采用请柬方式邀请能显示出主办方的郑重态度和对客人的尊敬。 1.格式 标题：正中写“请柬”。 称谓：写邀请对象的名称，名称前加表示敬意的修饰语，如“尊敬的”、“亲爱的”等，名称后可加“先生”、“女士”、“阁下”等尊称。 正文：交待邀请的缘由、参加活动的名称和内容，写明时间、地点和主办人等，以及相关的注意事项。 结尾：写“此致/敬礼”、“敬请光临”或“祈请赐复”等。 落款：发柬单位或个人的名称和发柬日期。 2.写作要求 一要语言准确、简洁，涉及时间、地点、人名等方面的表述要准确无误。 二要语气委婉、诚恳，表达出邀请的盛情，切勿使用生硬的词语。 3.范文 宴会请柬 尊敬的XXX先生：