公司档案资管理办法修改1.doc

公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，促进档案管理的规范化、制度化，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，根据《中华人民共和国档案法》、国家有关档案管理、必威体育官网网址工作的规定及公司实际，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及公司经营管理各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 各部门安排专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。 公司人资部设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理。 四、档案归档 1．归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。 归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门档案管理人员、部门领导须承担责任。 归档文件和资料如有必威体育官网网址要求和查阅限制的，人资部档案分管领导与归档部门拟定必威体育官网网址级别和限制查阅使用范围。该必威体育官网网址级别与查阅权限人资部审阅后报总经理或分管副总签字后予以公布。 2．归档时间 工程、研发项目原始资料在项目完工后一个月内由实际负责人归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。 3．归档程序和手续 各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录。 4．归档责任部门 公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司行政办公室负责。 各职能部门发出的文件、管理细则由主办部门负责。 技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。 5．管理文件和资料的归档 凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。 公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。 归档文件、资料要保证其完整、科学排序。不可分割又隶属不同部门的可归档在该文件、资料的实际使用部门，其他部门的档案中注明原始档案的去处并附以复印件或拓印本。 五．档案和资料的保管 各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权等无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须依据产生机关、当事人身份、用途等分类信息建立表册、编排编号。 将装订成卷的档案放入相应的档案盒，并在档案盒上标明该盒所存档案的内容、数量、编号、经办人、最早-最晚时间。 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。 健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经授权不得复制、使用档案。 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 档案管理人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 档案管理人员使用的档案室钥匙、档案柜钥匙不得携离公司，下班后需妥善放置在指定位置或交予指定人员、上级领导。 六、档案资料的使用 公司档案资料分为机密、秘密、公开三个级别。 机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司有关领导批准。公司的重要文件、技术资料、专利文本列入机密级档案管理。 秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意后人资部批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。 公开级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。 查阅档案资料，需执行档案资料必威体育官网网址规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围之内的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，档案管理部门批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，总经理以上管理人员签字批准后，由公司档案管理人员、归档部门指定人员一起陪同查阅，不得借出。 档案资料的借阅和复制按档案必威体育官网网址规定执行。借阅档案资料应在