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购销票据风险管理控制文件 目 录 1 总则 2 职责 3 细则 4 附则 起草人 起草部门 总经理签发： 年 月 日 质量副总审核 审核日期 会 签 质管副总 业务负责人 采购负责人 办公室 财务负责人 总则 1.1目的 为避免采购票据未及时提供或不提供、购销票据相关内容不完整、票据保管不善、个别员工利益驱使进行倒买倒卖税票行为等因素的影响，造成公司经营过程中税务、财务上的质量风险，特制定本管理文件。 依据 《药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品许可证管理办法》、《药品经营质量管理规范》、《关于规范药品购销活动中票据管理有关问题的通知》等有关法律法规。 《质量风险管理制度》 《质量风险控制程序》 适用范围 适用于公司经营过程中购销票据的风险管理。 2 职责 详见《质量风险管理职责》。 3 细则 3.1风险1：药品采购不能提供有效票据 3.1.1风险描述 3.1.1.1药品采购时，不能提供或不能及时提供药品增值税发票等合法票据； 3.1.1.2合法票据未能载明药品信息且又未提供供应税劳务清单； 3.1.1.3提供的供应税劳务清单不符合要求（未加盖供货单位发票专用章、未注明税票号码）； 3.1.1.4供货单位提供的发票及劳务清单与公司采购的药品信息不符； 3.1.1.5供货单位提供的发票及劳务清单与备案的清单、印章不符。 3.1.2风险评估 根据《质量风险控制程序》及质量风险管理小组的讨论结果，该风险点的风险优先指数RPN为6，处理等级低级，采用风险预防控制。 3.1.3风险控制措施 3.1.3.1根据国家关于票据管理的相关规定，制定购销票据管理制度，明确供货单位必须提供合法的票据，票面品种与供货品种相一致； 3.1.3.2合法票据不能随货同行的，应在购销合同中约定货款结算方式，凭合法票据进行货款结算，预付款采购品种应在货到一周内提供发票； 3.1.3.3财务部结算岗必须核实是否提供有效税票，核实无误后方可办理货款结算； 3.1.3.4定期抽查税票提供情况，对超期不能提供的纳入责任采购员的考核。 3.2风险2：药品购销票据单位与实际付款单位不一致 3.2.1风险描述 3.2.1.1公司付款流向与供货单位留存的开户行、户名、账号不一致； 3.2.1.2药品购销票据的单位名称、金额、品名与付款单位不一致，不能有效证明购销药品的真伪，存在风险。 3.2.2风险评估 根据《质量风险控制程序》及质量风险管理小组的讨论结果，该风险点的风险优先指数RPN为6，处理等级低级，采用风险预防控制。 3.2.3风险控制措施 3.2.3.1制定药品购销票据管理制度，明确供货单位发生业务时应提供与结款相一致的开户行、户名、账号等信息存档备查，如供货单位结算户名发生变更或增加户名时，应重新提供相关资料备案； 3.2.3.2财务部货款结算时应核对结款户名、账号是否与备案资料一致，核对无误后方可付款； 3.2.3.3供货单位提供的票据由财务核对内容是否准确，无误后录入系统； 3.2.3.4销售药品，应如实开具发票，做到票、帐、货、款一致； 3.2.3.5提高业务员、配送员风险意识，对票、货不一致的及时上报，跟踪处理。 3.3风险3：购销票据保存不善 3.3.1风险描述 3.3.1.1票据保管不善，税票丢失； 3.3.1.2采购员收取发票后未及时上交，导致税票过期； 3.3.1.3业务员发票未及时提交给客户，导致税票过期。 3.3.2风险评估 根据《质量风险控制程序》及质量风险管理小组的讨论结果，该风险点的风险优先指数RPN为12，处理等级低级，采用风险预防控制。 3.3.3风险控制措施 3.3.3.1制定药品购销票据管理制度，明确票据管理要求，设立专门的票据存放区域，并在区域内做好防火、防水、防鼠等措施； 3.3.3.2明确采购员收到发票，核实后3日内上交财务部； 3.3.3.3销售药品后，业务员或配送员在收到发票后7日内应送达至客户处，客户签收回执交财务部留档； 3.3.3.4定期进行供货单位、购货单位的往来帐及税票对账，发现账目不符或税票丢失时，应及时采取补救措施； 3.3.3.5加强违规责任人的考核处罚。 3.4风险4：员工参与倒买倒卖税票 3.4.1风险描述 个别员工因利益驱使倒买倒卖税票，给公司带来风险。 3.4.2风险评估 根据《质量风险控制程序》及质量风险管理小组的讨论结果，该风险点的风险优先指数RPN