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科技档案整理方法 一、科技档案的定义：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。包括图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等 （1）知识储备和依据凭证功能 情报功能 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 五、归档份数 1、基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。 2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。 科技档案的整理 一、分类 （一）基建档案分类1、“使用性质——单项工程”分类法2、“专业——使用性质——单项工程”分类法3、“使用性质”分类法4、不分类直接组卷5、综合类的设置 （二）设备档案分类1、“使用性质——型号”分类法2、“工序——型号”分类法3、“车间——使用性质”分类法4、“使用性质”分类法5、不分类直接组卷 （三）科研档案分类法1、“性质——课题”分类法2、“专业——课题”分类法 （四）产品档案分类法1、“系列——型号”分类法2、“品种——问题”分类法 二、组卷 （一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、必威体育官网网址和利用。 （二）组卷的要求 1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。 2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。 3、卷厚适度。一般不超过40mm。 4、案卷内不应有重份文件。 5、价值（保管期限）大体相同。 （1）基建档案：依据性文件（前期立项及审批文件）、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可划分为长期或短期，原则不短于建筑物的使用寿命。 （2）设备档案：一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。 （3）科研档案：要视其重要程序和价值大小来定期限。 （4）产品档案：一般定期，若反映出了该企业的发展史，则可永久存放。 （三）组卷方法 1、基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷 （1）大中型建设项目 a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。 b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。 （2）小型建设项目 a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。 b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。 2、设备档案 （1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。 （2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。 （3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。 3、科研档案 （1）科研成果档案 a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。 b、小型：按单独课题项目直接组卷。 （2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。 4、产品档案 （1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。 （2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。 三、卷内文件排列： （一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。 （二）方法： 1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。 （1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列） （2）设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸