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工程项目文件材料收集整理 一、做好工程项目档案工作的基本要求 （一）要熟知国家关于工程项目档案工作的有关规章、工作标准 1．有关法律和法规 （1）《中华人民共和国档案法》 （2）《广西壮族自治区档案管理条例》 2．有关业务文件 （1）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号） （2）《广西壮族自治区重点建设项目档案管理登记办法》（桂档字[1998]28号） （3）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号） （4）《广西壮族自治区重大建设项目档案验收实施细则》（桂档发[2007]29号） 3．有关标准文件 （1）GB／T?11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》由国家档案局制定的科技档案的案卷质量标准 （2）DA/T?28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 “广西档案信息网”法规标准栏目可下载有关法规标准。 （二）明确建设单位档案部门的工作职责 1．前期： 统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络 建立健全的建设项目档案工作的规章制度 2．施工： 采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统 负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作 3．竣工： 监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作 竣工档案的接收审查 完成项目档案的专项验收工作 公司内部档案管理网络 参与项目建设各单位的档案管理网络 4．形成工程项目档案工作管理机制 * 制定项目档案管理办法 * 建立档案管理组织结构网络图 * 制定项目档案管理部门及档案人员工作职责 5．制定工程项目档案业务管理制度 # 项目文件材料归档范围及保管期限表 # 项目档案文件材料整理规程 # 项目档案分类方案 # 竣工文件质量要求 # 项目档案文件材料归档责任书 # 过程管理采取的手段 （三）明确各参建单位的档案工作职责 1．监理单位的职责： ◎督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任 ◎收集、整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人 2．总包的职责： 按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案进行检查、审核、汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作 收集、整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人 （四）建设单位要采取控制措施，确保项目档案的完整准确 1．“四制”管理: *招投标制 *项目法人制 *工程合同制 *工程监理制 2．建设单位档案部门要及时介入工程项目 项目招标和合同签订工作应提出的要求: 施工合同:明确档案的内容、套数、违约责任等 设计合同：明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关要求套数 监理合同：明确监理单位负责监督、检查建设项目文件的收集、积累和完整、准确情况 3．要采取有效措施确保项目档案完整、准确、系统 “三纳入，三参加，四同步” “三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理计划，纳入项目工作程序，纳入项目岗位责任制 “三参加”：即档案人员参加项目建设协调会会议，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收 “四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步 4．做好项目电子文件管理和项目档案信息化工作 贯彻国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17687.1—1999） 选择比较先进的适用档案管理软件，保证电子文件的查阅利用 凡具有重要保存价值的电子文件，必须要有纸质文件一并归档 （五）建设单位要积极联系档案局做好工程项目档案的业务指导 # 建设单位要积极主动与属地或同级档案行政管理部门联系沟通，要求档案行政管理部门派人员到项目建设现场进行档案业务指导，帮助制定档案管理的制度和标准 # 开展业务培训，帮助项目一线的专兼职档案人员和工程技术人员学习和理解有关标准规范，掌握业务技能 # 请档案局人员把好项目文件材料收集整理的质量关 工程项目文件种类及载体类别 工程项目文件种类 工程项目文件的种类和形式多种多样，工程项目文件按阶段可分为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等，按类型可分为图样文件、文字文件及非纸质载体文件等。依据标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中“文件归档范围和保管期限表”，按照文件内容，工程建设项目常见文件种类可分为： 1．可行性研究、任务书 2．设计基础文件 3．设计文件 4．项目管理文件 5．施工文件 6．监理文件 工艺设备文件 8．科研项目 9．涉外文件 10．生产技术设备、试生产文件 11．财务、器材管理文件 12．竣工验收文件