[质量环境职业健康安全程序文件三标认证.docVIP

文件控制程序 1．目的 本程序规定了质量、环境和职业健康安全管理体系规范文件管理的部门职责，文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收等管理内容和程序，确保相关部门及时得到并使用有效的版本，严格防止使用失效或作废的文件。 2．适用范围 适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系要求有关的文件和资料的管理，包括适当范围的外来文件的控制。 3．职责 3.1集团公司办公室负责制定《文件控制程序》并组织实施,对质量环境安全管理体系所要求的文件标识、编制、识别、审批、发放、使用、更改、作废和评审进行有效控制；负责定期发放公司受控文件清单。 3.2工程管理部负责《管理手册》和《程序文件》的组织更改及工程项目应用技术 性文件和项目性文件的控制，负责《管理手册》和《程序文件》的发放管理。 3.3总裁负责《管理手册》和《程序文件》的批准、发布。 3.4管理者代表负责《管理手册》和《程序文件》的审核。 3.5各职能部门负责本部门文件及资料的编制、更改、报批和发放工作，定期向集团公司办公室报受控文件清单。 4．工作程序 4.1文件的分类 a）质量、环境和职业健康安全管理体系文件：管理手册、程序文件、质量计划、环境和职业健康安全管理方案等； b）技术文件：技术标准、图纸、作业指导书、规范等 c）外来文件：法律、法规、顾客提供的文件资料等； d）其他文件：工程合同文件、行政管理文件等。 4.2文件的编号 4.2.1管理手册的编号： HTCX-B/0-2011 年代号 版本号/修改状态 管理手册代码 4.2.2程序文件编号： ____________年代号 程序序号 版本号 程序文件代码 4.2.3其他文件编号： □□-××× 顺序号 部门代号 部门代码表示：办公室-BG；人力资源部-RL；经营开发部-JY；计划合约部-JX；材料设备部-CL；财务部-CW；审计部-SG；工程管理部-GC；质量安全部-ZA；中心实验室-SY；项目经理部-XM。 文件分发号：总裁-001、管理者代表-002、副总经理-003、总工程师-004、经营开发部-005、计划合约部-006、办公室-007、人力资源部-008、材料设备部-009、财务部-010、审计部-011、工程管理部-012、质量安全部-013、中心实验室-014、项目经理部-015。 4.2.4外来文件按原编号。 4.3文件的编写和审批 4.3.1管理手册由工程管理部组织编写，管理者代表审核，总裁批准。 4.3.2程序文件由相关部门编写并交与质量安全部统一修改装订成册，管理者代表审批。 4.3.3其他管理文件由相关部门编写，部门领导审核，分管副总批准；重大项目文件由总裁审批。 4.3.4上级下发的管理性文件由集团公司办公室首先进行识别，然后送相应的主管领导审阅，并按审阅意见传递各相关部门，文件原件由集团公司办公室保存。 4.3.5存档文件做好标识，由集团公司办公室统一归档保存；确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4.4文件的收发 4.4.1各部门文件管理人员按签发范围发放文件，文件领用人须在《发文登记》上签名。 4.4.2各部门资料应有专人管理，收到资料要进行《收文登记》。 4.4.3公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号；向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。 4.4.4 当文件破损严重影响使用时，文件使用人应到原文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，并延用原文件分发号。破损文件由原文件管理人员负责销毁。 4.4.5文件丢失，文件使用人须填写《文件领用审批表》重新办理文件领用手续，并予以说明。原文件管理人员补发文件应重新编分发号，注明丢失文件分发号作废。 4.5文件的复印 4.5.1受控文件未经批准不得复印，必要时应由文件产生部门申请，主管领导批准方可复印。复印受控文件后按文件发放程序办理手续。 4.5.2需使用文件但未领到文件的人员或部门，不得使用他人文件复印，应按文件领用程序办理领用手续。 4.6文件的评审修改及再次批准 4.6.1由工程管理部通过内外审核对质量、环境和职业健康安全管理体系文件适宜性作评审，并组织相关单位每年底或第二年初对现有的体系文件进行全面评审，因评审或其他原因需对文件进行修改时，发布前应再次批准。 4.6.2《管理手册》、《程序文件》需要局部修改时，由职能部门提出书面修改意见，