岗位实施细则.doc

市场部发货文员 岗位工作内容及实施细则 特别说明本岗位涉及公司机密,无论是采购价格还是销售价格; 无论是供应商信息还是客户信息;本岗位员工均有保守秘密的责任。未经总经理许可，有意或无意向外泄漏，公司均有权追究当事人的经济和法律责任。如果订单上没有注明价格、付款方式，本岗位员工应 所有的发货通知单都须有部门经理的签名才可下发。 本岗位员工应同时认真学习《业务员岗位工作内容及实施细则》。 1、负责按照订单下达发货通知单，编排发车顺序，抽查装车数量和规格（每天发货总量的30%）。是否查验，应在送货单存根联背面签名，注明具体年月日时； 2、负责在发货每天发货明细的拖板数量制表报总经理供应部经理3、负责及时电脑录入退货内容、跟踪退货原因和退货数量，统计制表分清责任，按时将纸制表格交给办公室； 4、负责向有关人员外请车辆，安排发货；（此工作内容暂未在发货文员岗位中。长途货运为池雪梅负责，短途请外车送货暂由业务员自行安排。应提出：公司不主张短途运送货物聘请社会车辆，如若特殊情况短途需请外车送货，需写情况说明并交市场部经理或曹总签字确认后方可执行。） 5、负责每天及时电脑录入发货明细； 6、ISO质量管理程二实施细则发货工作：1、接单所接客户订单必须有业务员的签名、生产文员的相关注明，以及部门经理的签字，镀铝纸订单须总经理签字。查看订单上的公司名称、地址、联系电话、联系人、产品名称、规格（型号）、件数、重量、单价、付款方式（如果订单上没有付款方式，应转告业务员要求客户注明后再发传真确认）、客户业务盖章。注意：A必须要求业务员争取客户在订单上注明付款方式、单价和加盖客户业务公章。文员应向市场部经理报告。b要仔细阅读客户订单中的注意事项和附加说明。发现对我方不利的条款，首先应要求业务员签字。业务员拒签时应及时报告总经理。否则不得发货。并承担已发货的经济损失。阅读客户订单中的注意事项和附加说明后没有发现问题时在订单上签字。2、下发货通知单依据订单下当天客户自提和第二天应出货物的发货通知单，在填写发货通知单时应注意以下几点内容：收货单位名称、地址、电话、（发货运要写两个电话号码）、联系经办人。发货依据（传真求购日期、订单号）。产品品名（如V-MPET、V-MCPP等）和加强型要特别注明603。不同的品名要分开填写发货通知单。产品规格、方阻（限于电子膜及哑光膜，客户有特殊要求时在订单上应注明方阻、件数、重量、单价。注意：如果是发镀铝纸应在发货通知单上特别注明原纸产地，如法国四达、意大利肯特等等。货物的收款方式和运输方式（如有不详与业务员联系，收款方式一定要特别注意）填写完以上内容附订购单，找业务员、、财务签字确认（如果业务员不在，文员代签）。财务签完字，应随手把黄联（财务联）撕下，由财务保管。 待签字人回来后，本岗位凭此记录要求补签字。 待分签字人回来后，本岗位凭此记录要求补签字。 （8）财务签单后进行车辆安排，如若安排司机需从客户处拉回加工膜或退货时，应提前通知供应部预留卸货时间和人员 如果在17：30以后，司机拉回退货或加工膜超过500公斤以上需要卸货时，应写加班条通知供应部加班卸货。该条应有业务员或采购员签字 如果在第二天早晨卸货，必须由生产部文员确认退货内容并记录之后方可通知供应部卸货。 另见（三），2退货的具体处理办法 （9）车辆出行线路（22Y75、42380、SZ582、E2830 ）每辆车按照它可以承担的重量及送货的路线进行安排。如果星期天需安排加班出车时，用白条形式通知供应商安排人员上班，白条须由总经理签名同意。经同意后通知相关出车司机。 车辆承载吨数：22Y75、SZ582、42380可承载3.5吨，E2830可承载6吨（按规定的车辆最少装车数：单排小货车不得少于2吨，E2830不得小于4吨）。 当天须发的货而车间又没有生产完成的，或者车辆超载无法送货及送货车辆有所改动的，均应及时向业务员或部门经理汇报。便于和客户沟通或采取其它的应急办法一般的排车路线如下： 中山市线路由近及远：荣兴、东森、金田、金利、东溢、天彩、全新、中荣、中侨、英联、江门华彩。 顺德市线路由近及远：胜业、丰明、力凯、创格、盈彩、文达、江义、基顺。 东莞市线路由近及远：力捷、裕华、华源、日彩、奇妙、东加、东方。 注：要适当合理的安排车辆长短途轮流送货，星期天要送货的，按司机值班表来安排司机值班。，发货通知单分做A、B两份计划，B计划尽量是库存的货。B计划可以用写白条方式在17：00之前下单到供应部。发货文员要提醒并防止业务员及仓管员，防止漏发、错发，导致连续出车送货情况给公司造成运输成本上升。整理完毕将出货通知单和排车表第一联在每天15：30前交给供应部，第二联给工厂门卫，（方便司机查看第二天的出车情况），第三联供市场部业务员查看。如有特殊情况要加单或是改动车辆